Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Bibliothécaire à l'Université, vous souhaitez rendre plus efficiente votre communication auprès des étudiants concernant notamment les relances de documents en retard, ou les réservations.
À cette fin, vous souhaitez utiliser les adresses électroniques personnelles des usagers, voire leur numéro de portable pour envoyer des textos.
Vous vous interrogez sur la compatibilité de telles pratiques avec le RGPD.
Comme vous travaillez en bibliothèque universitaire, nous vous conseillons, dans un premier temps de vous adresser à votre délégué à la protection des données (DPD ou DPO pour data protection officer).
En savoir plus sur cette mission :
Missions du DPO (pour data protection officer). Université de Poitiers
Par ailleurs, voici quelques éléments de réponse susceptibles de vous aider dans votre dialogue avec votre DPO.
Pour respecter le RGPD, votre bibliothèque doit collecter et traiter uniquement les données personnelles utiles pour rendre le service concerné.
Par ailleurs, il vous revient d’afficher clairement les raisons pour lesquelles elle collecte ces données ainsi que les modalités de stockage et enfin les moyens pour l’usager d’accéder à ces données.
A titre d’exemple, nous vous soumettons les informations affichées par deux SCD sur leur site :
- Poitiers :
Nos bibliothèques universitaires utilisent un logiciel de gestion de bibliothèque (SIGB) dans lequel sont versées l’ensemble des données nécessaires pour constituer les « comptes lecteurs » des étudiants, étudiantes et personnels de l’Université de Poitiers.(…) Les clauses de sous-traitance conformes au RGPD – Règlement général sur la protection des données – sont appliquées. (…)
Les données concernées sont les suivantes: nom, prénom, genre, date de naissance, n° étudiant ou n° de personnel, adresse(s), numéro(s) de téléphone, mail universitaire et alternatif, UFR d’inscription ou service de rattachement, diplôme préparé, année d’étude, mails envoyés de façon automatique par le logiciel (notifications de retard ou de mise à disposition de documents), prêts effectués depuis 1 an, blocages éventuels appliqués et raison de ces blocages, notes d’information nécessaires à la délivrance des services rendus par les bibliothèques.Quand un étudiant ou un personnel emprunte un document ou un matériel, cette information est stockée jusqu’au retour du document ou du matériel. Cette information n’est visible que par les personnels des bibliothèques, qui ont interdiction de la dévoiler à une tierce personne, sauf requête réglementaire. Après le retour des documents ou matériels, l’information selon laquelle telle personne a emprunté tel document ou tel matériel est conservée 1 an, et supprimée au bout de ce délai.
Source : Vos BU et vos données personnelles. Bibliothèques de l’université de Poitiers
- Angers :
La BUA vous propose de nombreux services pour lesquels elle collecte et traite certaines de vos données personnelles. Cette page vous explique quelles données sont collectées, pour quels usages, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits vis-à-vis de ces données.(…)
La BUA veille à respecter le principe de minimisation et ainsi collecter et traiter uniquement les données personnelles utiles pour rendre le service concerné.
Pour quelles finalités les données personnelles sont-elles traitées ?
La BUA utilise vos données personnelles pour :
- Gérer l’emprunt, le retour et la réservation des livres et des matériels
Source : Politique de protection des données personnelles. Bibliothèques de l’Université d’Angers
Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.
Pour aller plus loin :
Le RGPD : petit guide à l’usage des bibliothécaires. Bibliothèque départementale du Val d’Oise – 16.08.2018
Données personnelles, RGPD : la check-list pour se mettre en conformité. Biblio.gironde, Pôle des coopérations numériques.
Cybermalveillance, cybercriminalité et cybersécurité en bibliothèque. Question ? Réponse ! (2023)