Suppression des exemplaires

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Il n’existe pas de durée légale pendant laquelle vous devez conserver des exemplaires mis au pilon. Vous devez en revanche respecter le cadre normatif vous permettant de désherber ces ouvrages afin de les destiner au pilon :

 

1) Autorisation de la tutelle

Le manuel de référence sur le désherbage rappelle la nécessité de la délibération de la tutelle :

Dans tous les cas, pour que les documents puissent être aliénés, une délibération de l’instance compétente est indispensable : c’est la traduction réglementaire d’une décision qui, successivement, cesse d’affecter l’ouvrage au service de la bibliothèque, le retire des collections de celle-ci, autorise sa vente ou sa destruction et prend acte de l’aliénation, dont l’effet est de sortir définitivement l’objet du patrimoine de la collectivité propriétaire.

Source : Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet et Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, page 121

 

Dans le cas d’un CDI, nous vous conseillons de vous tourner vers le principal de votre établissement.

 

2) Conserver une trace des documents désherbés

Quelle que soit la destination (vente, pilon, don), nous vous conseillons de conserver une liste des documents désherbés :

Il est en tout état de cause essentiel d’agir avec prudence et d’être capable, en cas de contrôle, d’établir « la traçabilité » des documents éliminés. […] On gardera la liste des documents aliénés suivant les options d’élimination avec, si possible, les motifs d’aliénation.

Source : « 5. Après désherbage : ce dont on se sépare » de Claudine Lieber. In Désherber en bibliothèque. Manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet, Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, page 91

 

3) Marquer les documents pilonnés

Les exemplaires destinés au pilon doivent être tamponnés pour indiquer leur sortie des collections :

Si les façons d’opérer recouvrent une certaine diversité, des précautions identiques sont indispensables. Comme dans les autres cas, les documents peuvent faire preuve d’une redoutable aptitude à survivre :

  • le cachet ad hoc est un passeport obligatoire, même dans les cas de destruction rapide. On a déjà vu des documents supposés détruits faire une réapparition embarrassante ;

Source : Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet et Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, page 102

 

4) Corriger le catalogue

Il est recommandé de corriger très vite le catalogue, pratiquement dans la foulée du désherbage. […] Mieux vaut quand même éviter que l’usager ne découvre à l’OPAC – maintenant que les catalogues sont pour la plupart accessibles à distance – ou sur une fiche, un document qui est sorti des rayons.

[…]

On corrige la notice, s’il reste un exemplaire en rayon ; on la supprime, en cas de dernier exemplaire ou de titre unique. Au cas, de plus en plus rare, où le catalogue est manuel, on doit penser à purger tous les fichiers.

Source : Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet et Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, page 103

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les pratiques en CDI concernant le désherbage, nous vous partageons la liste de diffusion enseignants-documentalistes et le contact de l'association des professeurs documentalistes.

 

 

Pour aller plus loin :