Renouvellement de cotisation

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Dans le cadre du renouvellement des abonnements de vos usagers, vous vous interrogez sur les procédures à tenir : éventuelle réitération de la signature du règlement, mise à jour ou remplacement des éléments d’informations concernant vos fiches usagers, archive le cas échéant des anciennes fiches d’informations.

1) Signature du règlement

Il n’existe pas de pratiques uniforme sur cette question, toutefois la documentation professionnelle souligne l’importance de faire connaître le règlement intérieur à l’usager et de le faire signer au moins à la première inscription :

  • Le règlement doit être aisément consultable par le public (affichage, présence sur le site internet de la bibliothèque, etc.) et, autant que possible, accepté (du moins après lecture de ses grandes lignes) par le lecteur qui s’inscrit, afin d’éviter tout conflit ultérieur.

Source : Le métier de bibliothécaire. Sous la direction d'Yves Alix, Éditions du Cercle de la librairie, 2013, page 345

 

  • C’est pourquoi certaines collectivités ne se contentent pas de l’affichage obligatoire dans les locaux et font signer par l’usager, pour acceptation, un exemplaire du règlement, qui lui est remis, au moins à la première inscription.

Source : Bibliothèques de collectivités territoriales : guide de gestion administrative et financière. Claudine Belayche, Hugues Van Besien. Éditions du Cercle de la librairie, 2004, page 202

2) Mise à jour ou remplacement des fiches d’informations usagers

Ici encore les pratiques diffèrent. Toutefois, dans le cadre du programme SP+, qui concerne tous les services publics, l’État encourage la simplification des démarches pour les usagers. Aussi, lors d’un renouvellement, faciliter la mise à jour des informations relatives au lecteur, telles que son adresse ou son numéro de téléphone, par un simple échange oral plutôt que par le renseignement d’un nouveau formulaire, fait sens.

3) Les données seront bien vérifiées, mises à jour si besoin, chaque année, à la date anniversaire de l’inscription de l’usager en bibliothèque.

Source : Formulaire d’inscription - Cherchez l'erreur. Guide thématique de l’Enssib, réalisé par la juriste Anne-Laure Stérin

3) Conservation des données relatives aux lecteurs

Selon la RGPD (Règlement général sur la protection des données) :

Les données d’identité peuvent être conservées pendant un an après la date anniversaire de l’inscription. La liste des documents empruntés peut être conservée jusqu’à quatre mois après la restitution des documents. Ces délais sont ceux que préconisait la Cnil, avant l’entrée en vigueur du RGPD. Voir la norme simplifiée n° 9 de la Cnil.

Source : Formulaire d’inscription - Cherchez l'erreur. Guide thématique de l’Enssib, réalisé par la juriste Anne-Laure Stérin

 

 

Aussi pour les lecteurs qui ne renouvellent pas leur abonnement (et qui sont en règle : pas de documents encore empruntés), les données personnelles doivent être effacées :

Ensuite, on conserve durant le temps réglementaire et pas au-delà, soit :

  • Les inscriptions doivent être radiées d’office 1 an après le dernier retour de document. Pour chaque document, les informations des précédents emprunteurs doivent être effacées 4 mois après le retour du document.

 

  • Pour chaque document, les informations des précédents emprunteurs doivent être effacées 4 mois après le retour du document.

Source : Le RGPD - Informations de base - À l'intention des petites bibliothèques. Médiathèque départementale d'Ille-et-Vilaine


 

Comme le précise la circulaire relative au « Tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques » , les fiches d’inscription n’ont pas vocation à être conservées plus d'un an (sauf si vous conservez cette première fiche d’inscription, lors du renouvellement, que vous mettez le cas échéant à jour) :

 

Tableau de gestion DUA Bibliothèque partie 1

Source : « 13.1.2.1. Bibliothèque, médiathèque et musée ». Circulaire DGP/SIAF/2014/006, Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques, 22/09/2014, page 237

 

Afin de pouvoir lire ce tableau, voici un extrait des indications données pages 12 et 13, dans la rubrique mode d'emploi de cette circulaire :

Les tableaux se composent de cinq colonnes, qu'il convient de lire comme suit. Pour chacune des typologies de documents (colonne 2), parfois regroupées en objets et identifiées par un numéro d'ordre (colonne 1, identifiant), sont définis :

 

– la durée d'utilité administrative (DUA) (colonne 3), qui correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés, pour des raisons légales et juridiques et pour la bonne marche du service, par la collectivité. La DUA court à compter de la date de clôture du dossier qui n'est pas systématiquement la date du document le plus récent.

 

– le sort final (colonne 4), qui définit l'action à mener par le service producteur à l'issue de la durée d'utilité administrative des documents. Ce sort final peut être la destruction (D) qui ne pourra être effectuée qu'après visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique (voir 1.1), le versement intégral des documents (V) à verser à titre historique au service public d'archives compétent ou le tri (T) qui signifie que les documents doivent être triés avant leur versement au service public d'archives

Afin de bénéficier d'un accompagnement de terrain, nous vous conseillons de contacter votre bibliothèque départementale.

 

Veuillez noter que cette réponse n’a pas de valeur juridique.


 

Pour aller plus loin :