Obligation de garder trace dans les bases documentaires des exemplaires désherbés ?

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Professeur documentaliste en collège, vous vous interrogez sur la nécessité de garder dans les bases documentaires les exemplaires et les notices concernés par un désherbage, en cas de mis au pilon ou de perte par exemple. Vous vous demandez s’il existe une obligation réglementaire qui oblige les gestionnaire des centres de ressources à conserver des traces de l'ensemble des documents entrés dans le fonds.


 

Voici ce qu'on peut lire dans le manuel Désherber en bibliothèque :

 

Les procédures à suivre lors des opérations que réalisent couramment les bibliothèques après désherbage (échanges, dons, ventes) sont donc contenues essentiellement dans les textes qui régissent le domaine privé des collectivités publiques. […]

Pour autant, les pratiques des bibliothèques sont-elles risquées ? Il convient de procéder pragmatiquement. […]

 

Il est en tout état de cause essentiel d’agir avec prudence et d’être capable, en cas de contrôle, d’établir « la traçabilité » des documents éliminés. Dans tous les cas, on procédera donc à une délibération de l’instance compétente, qui entérine la désaffectation des documents avant aliénation, même si c’est désormais le caractère ancien, rare ou précieux du document qui commande son appartenance au domaine public et non plus son affectation au service public. On gardera la liste des documents aliénés suivant les options d’élimination avec, si possible, les motifs d’aliénation. On y joindra la liste des destinataires en cas de cession gratuite ou onéreuse (voir plus loin pour chacune des options).

Source : « 5. Après désherbage : ce dont on se sépare » de Lieber, Claudine. In Désherber en bibliothèque. Manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet, Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, pp. 91-109.

 

On comprend bien, à la lumière de ce manuel, que l’essentiel est de :

  1. faire valider l’opération de désherbage par la tutelle hiérarchique

  2. garder une trace des documents désherbés

 

De plus, si votre catalogue est complètement informatisé, voici ce qu’indique CANOPÉ :

 

Attention !

Si vous n'utilisez pas de registre inventaire papier dans lequel sont inscrits les N° inventaire de chaque acquisition, le catalogue informatisé fait office de registre d'inventaire.

Le N° d'exemplaire, attribué automatiquement par BCDI (ou le Code exemplaire, saisi ou scanné par le professeur documentaliste) fait office de N° inventaire.

Un modèle de registre d'inventaire se trouve dans le menu Indicateurs d'activité > Activités de gestion du fonds > Valeur patrimoniale.

Il ne faut donc pas supprimer les fiches Exemplaires dans BCDI !

Source : 2.4. Le désherbage, Le logiciel BCDI. CANOPÉ

 

On retrouve la même mise en garde dans l’Espace Doc Web de l’Académie de Lyon :

 

C. Rival précise que pour la question du n° d’inventaire, et son corollaire le registre d’inventaire, à moins que le CDI ne soit pas informatisé, il n’est plus obligatoire. Le numéro d’exemplaire (ou le numéro de code-barres) suffit, le principe étant d’avoir un numéro unique par document… à condition bien sûr de ne pas supprimer les exemplaires après la mise au pilon (et le menu Désherbage de BCDI, s’il prévoit la suppression des notices, ne propose pas la suppression des exemplaires).

Source : Catalogage : le numéro d’inventaire. Christelle Riva, Espace Doc Web, Académie de Lyon, 6 mai 2019

 

En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre tutelle afin d’obtenir son aval.

Vous pouvez également demander des retours d’expérience de collègues professeurs documentalistes via la liste de diffusion enseignants-documentalistes ou l'Association des professeurs documentalistes.


 

Pour aller plus loin :