Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Dans le cadre d'un projet d'informatisation, vous souhaitez trouver une solution simple pour gérer un fonds documentaire de 30 000 documents, par du personnel sans compétence informatique, dans un environnement de type Mac OS. Ce fonds n'est pas destiné à être partagé sur un réseau privé ou sur internet.
De fait, nous vous conseillons de parcourir au préalable la 30ème étude de Tosca sur les logiciels métier destinée aux bibliothèques, publiée en janvier 2024 (la 31e version de l'étude sera publiée en janvier 2025). Cette étude de référence dans le milieu des logiciels documentaires/SIGB propose notamment une liste des principales solutions retenues par les bibliothèques municipales et universitaires françaises en 2023 avec de nombreux critères de choix. Cette étude présente également des solutions de type libre avec des prestataires associés (Koha, PMB, Waterbear entre autres), qui sont en règle générale très compétitives, comme l'indique le livre Choisir un SIGB Libre.
N'hésitez pas à consulter une de nos précédentes réponses de 2022 Création d'un petit centre de documentation/bibliothèque spécialisée, relative à un sujet proche du vôtre. Elle fait le focus sur Waterbear, Librarika ainsi que sur des solutions de petits logiciels.
Pour compléter cette première approche, nous vous conseillons de consulter plusieurs ressources sur le sujet comprenant des aspects importants de votre future démarche, dont la rédaction d'un cahier des charges, le choix du prestataire, un accompagnement du prestataire, la reprise des données, etc...
Voici quelques ressources sur le sujet :
- Rédiger un cahier des charges pour un SIGB (réinformatisation). Fiche pratique de l’Enssib, mise à jour en 2016
- (Ré)informatiser une bibliothèque. Sous la dir. d'Anna Svenbro. Presses de l'Enssib, 2017
- Boîte à outils du numérique en bibliothèque. Fiche pratique n°2 : La ré-informatisation. Ministère de la Culture et de la Communication, 2013
- Informatique documentaire : le cahier des charges sous toutes les coutures. Alain Collignon, Joachim Schöpfel. Archimag Guide Pratique "Manager et développer son service infodoc", 2007, n° 9
Retours d’expérience :
L’audit du système documentaire d’un institut de recherche à l’heure des nouveaux enjeux de l’information scientifique et technique : l’exemple du SID Horizon de l’IRD. Sylvie Rouquier. 2018. Vous trouverez des exemples de SWOT (analyse des forces, faiblesses, opportunités, menaces) p.59 -66.
Pour recueillir d'autres retours d'expérience, vous pouvez suivre l'actualité de la rubrique Informatique Documentaire du forum professionnel Agorabib, qui traite de ces questions.
Vous pouvez également prendre contact avec les membres de la Fédération des Utilisateurs de Logiciels pour Bibliothèques, Documentation, Information (FULBI).