Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Dans le cadre de notre partenariat, le service Eurêkoi nous a transmis votre question.
Vous souhaitez savoir à partir de combien de mois les données de transactions de prêts doivent être effacées d'après le RGPD dans le contexte des bibliothèques.
Nous vous renvoyons à une réponse récente de notre service à une question proche de la vôtre :
CNIL norme simplifiée n°9. Questions? Réponses! 23/03/2021
Comme nous le disions dans cette réponse, si la norme simplifiée 09 " Bibliothèques, médiathèques" produite par la CNIL est juridiquement caduque, l''esprit du texte reste valable, c'est d'ailleurs ce qu'indique la page de titre de la norme NS 09 encore diffusée par la CNIL :
Suite à l’entrée en application du RGPD, les normes adoptées par la CNIL n’ont plus de valeur juridique depuis le 25 mai 2018. Dans l’attente de la production de référentiels RGPD, les responsables de traitement peuvent s’en inspirer pour orienter leurs premières actions de conformité. La CNIL attire toutefois l’attention sur la nécessité de veiller au respect des nouvelles règles.
De ce fait, vous pourrez vous reporter au paragraphe suivant (p.3.) :
Durée de conservation des données
Pendant la durée d’utilisation du service de prêt pour ce qui concerne l’identité de l’emprunteur. La radiation doit intervenir d’office dans un délai d’1 an à compter de la date de fin du prêt précédent. Jusqu’à la fin du 4ème mois suivant la restitution de l’objet du prêt pour les informations concernant chaque prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d’un contentieux éventuel. Jusqu’au prochain récolement (inventaire) et dans la limite d’une durée maximum de 10 ans s’agissant des consultations des documents d’archives.
Les données d'emprunt sont donc à conserver jusqu'à la fin du 4eme mois suivant le retour du prêt.
Pour aller plus loin :
Bibliothèque : déclaration des fichiers informatiques des inscrits et des prêts. Questions? Réponses! 19/03/2020