Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Dans le cadre d’une dotation pour l'acquisition de livres neufs votée par votre mairie, et dans la mesure où les livres sont achetés directement par la municipalité sur présentation d'un devis et liste de livres, vous vous demandez si une écriture comptable est à effectuer par votre association.
Votre question concerne les règles de la comptabilité publique et dépasse en partie nos compétences. Voici toutefois quelques éléments :
À ce que nous comprenons, la dotation bien que destinée à la bibliothèque n’est pas gérée directement par votre association. Vous fournissez un devis à la municipalité qui s’occupe de passer la commande pour vous.
Au vu de nos recherches, le fonctionnement que vous présentez diffère de celui classique d’une bibliothèque en régie indirecte, c’est-à-dire gérer par une association :
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La commune crée une bibliothèque et en délègue la gestion à une association régie par la loi de 1901 et disposant ainsi d’une existence juridique. Une subvention est allouée à l’association qui gère ses dépenses et ses recettes et en rend compte à la municipalité.
Source : Deux modes de gestion pour les bibliothèques communales, médiathèque départementale de la Drôme
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2. Régie indirecte
La gestion de la bibliothèque peut être confiée à une association (régie par la loi 1901).
Une subvention est allouée à l'association qui gère son budget et en rend compte à la collectivité
Source : Modes de gestion, régie directe et régie indirecte. Médiathèque départementale de Tarn-et-Garonne
Dans le cas d’une régie indirecte, c’est la convention signée entre la mairie et l’association chargée de faire vivre la bibliothèque qui règle les obligations respectives de chacun. Nous vous conseillons donc d’explorer ce document et si nécessaire de faire préciser à la mairie les éléments qui vous font défaut.
Quoi qu’il en soit, la transmission des informations budgétaires à la mairie reste un attendu en régie indirecte :
La convention introduit un échange d’information réciproque : transmission des statuts de l’association et des pièces écrites résultant de son activité ; rapport d’activité de la structure associative, budget, rapport d’activité de la bibliothèque
[…]
Il est nécessaire que les responsables de la bibliothèque, même s’ils sont bénévoles, transmettent au conseil municipal ou communautaire un rapport annuel de fonctionnement qui justifie de l’emploi des crédits publics confiés à la bibliothèque ainsi que son fonctionnement général.
Source : Le statut de la bibliothèque. Bibliothèque départementale des Ardennes
Même si cette dotation n’est pas reçue et gérée pas votre association, elle sert de fait à l’acquisition de documents pour la bibliothèque. Il nous semble prudent qu’un document comptable suive les dépenses engagées.
Nous vous conseillons de faire appel à votre bibliothèque départementale afin de bénéficier d’un accompagnement de terrain.
Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.
Pour aller plus loin :
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Deux modes de gestion pour les bibliothèques communales. Médiathèque départementale de la Drôme.
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Le statut de la bibliothèque. Bibliothèque départementale de l’Yonne
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Le budget. Bibliothèque du Finistère, 2088