Différences plan de classement entre les archives et les bibliothèques (municipales)

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous aimeriez savoir quelles sont les différences d'un plan de classement entre les centres d'archives et les bibliothèques municipales.


 

Afin de mieux comprendre les spécificités de chacun, nous vous proposons les définitions suivantes :


 

Plan de classement en bibliothèque :

 

 

Un plan de classement est un texte qui décrit l’organisation, les règles de classement et les modes d’accès à un ensemble de documents constituant une collection. Il s’appuie sur des cotes validées, et prédétermine l’organisation de l’espace documentaire. Il se décline en spécifications d’organisation spatiale des ensembles documentaires en liste de cotes validées et manuel de cotation.

Source : Plan de classement [Glossaire] In : Mettre en œuvre un plan de classement.  Sous la direction de Bertrand Calenge. Presses de l’Enssib, 2009

 

 

Le classement des documents dans les espaces documentaires s’articule autour de systèmes de classement. Ces systèmes répondent à des objectifs d’optimisation de l’espace disponible et à la nécessité de retrouver rapidement un document parmi les autres. Les espaces du libre accès y ajoutent cet autre impératif des publics visiteurs, pour qui l’organisation documentaire doit permettre des points de repère signifiants. Divers systèmes de classement ont ainsi été conçus puis adoptés en fonction des priorités de l’époque et des efforts de rationalisation constamment renouvelés. Ils portent souvent le nom de classifications (système de classification de Clément, de Brunet, etc.). Toutefois, si la classification est une organisation hiérarchique et relationnelle des savoirs, le système de classement s’en distingue par les nombreuses adaptations dues aux singularités de chaque bibliothèque. Le classement se traduit par des cotes apposées sur les ouvrages, l’ordonnancement réglé des cotes permettant repérage et reclassement rapides.

Source : Classement. Dictionnaire de l'Enssib, 2013


 

Plan de classement en archives :

 

 

Le plan de classement, système logique qui préside à l'organisation des dossiers dans les bureaux, est un outil qui facilite le classement et le repérage des documents. Il permet aux services producteurs de les organiser en affectant à chacun d'entre eux, dès sa création, à un dossier précisément identifié.

Dan la pratique, les plans de classement sont assez rares dans les services pour l'organisation des dossiers papier. Dans le contexte numérique, ils sont indispensables pour l'organisation partagée de l'information, dès la phase de production des documents, dans les arborescences bureautiques ou dans les systèmes de gestion électronique des documents (GED). Ils permettent notamment :

- de représenter les contextes de production des documents;
- de les enregistrer de manière organisée, en fonction de ces contextes;
- d'éviter les enregistrements multiples d'un même document et d'identifier l'original;
- dans certains cas, de contribuer à la préservation de la valeur probante ou réglementaire des documents;
- de repérer la version de référence (c'est à dire validée);
- de faciliter leur partage entre plusieurs personnes
[...]

Souvent, la mise en place des plans de classement est associée à une politique de nommage de fichiers informatiques et parfois à une codification.

[...]

5.1.1 Construire le plan de classement

Le plan de classement est une construction intellectuelle qui structure les documents et les dossiers entre eux, souvent sous une forme d'arborescence à plusieurs niveaux. Il doit être facile à comprendre, utilisable par plusieurs personnes, en même temps ou successivement, et pérenne dans le temps. Dans la mesure du possible, il est important d'utiliser le même plan de classement, au moins la même ossature, pour le papier et pour le numérique, afin de pouvoir relier les deux parties d'un même dossier lorsqu'ils sont mixtes. Il existe plusieurs approches pour le concevoir  :

  • documentaire, définie par un processus ou une activité;

  • par type de document;

  • thématique;

  • par missions et activités (c'est celui qui est préconisé par la norme ISO 15489 sur le records management, et plus généralement par l'ensemble des normes et standards)

Source : Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste. Association des archivistes français, 2020. p.77. Présentation de l'ouvrage sur le site de l'éditeur.

 

 

-plan de classement des activités : structure hiérarchique et logique de catégories descriptives d’activités, conçue pour faciliter le classement et le repérage de documents ;
-classe : catégorie descriptive d’activité correspondant à une entrée du plan de classement ; une classe constitue aussi un ensemble d’objets couverts par une même activité ou permettant de mener une même activité ;
-classification : structure hiérarchique et logique de catégories descriptives, conçue pour faciliter le classement et le repérage d’ensembles de notions, êtres ou objets;
-classement : opération intellectuelle consistant à organiser un ensemble de documents suivant un plan de classement ; l’opération intellectuelle peut être accompagnée ou non de l’opération matérielle de mise en ordre physique des documents."

Source : Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : concepts et repères. Aude Collet. La Gazette des archives, n°228, pp 246-247


 

Pour aller plus loin :

 

Les deux manuels déjà cités qui font référence :