Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous travaillez dans une bibliothèque associative et vous vous interrogez sur les démarches à effectuer pour vous conformer à la législation en matière de droit de prêt, notamment en ce qui concerne la déclaration auprès de la SOFIA.
Vous avez déjà consulté ces ressources :
- Organisme de prêt. Site de la Sofia
- Un client me demande de lui fournir mon code GLN. Qu'est-ce qu'un GLN ? Foire aux questions, gs1.fr
Tout d'abord, selon le décret du 31 août 2004 (article R. 133-1 du Code de la propriété intellectuelle), sont assujettis au droit de prêt :
"1° Les bibliothèques des collectivités territoriales désignées aux articles L.310-1 à L.310-6 et L.320-1 à L. 320-4 du code du patrimoine.
2° Les bibliothèques des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel et des autres établissements publics d’enseignement supérieur relevant du ministre chargé de l’enseignement supérieur.
3° Les bibliothèques de comités d’entreprise.
4° Toute autre bibliothèque ou organisme mettant un fonds documentaire à la disposition d’un public, dont plus de la moitié des exemplaires de livres acquis dans l’année est destinée à une activité organisée de prêt au bénéfice d’usagers inscrits individuels ou collectifs.
Sont notamment assujetties au droit de prêt :
• les bibliothèques municipales, les bibliothèques intercommunales et
les bibliothèques départementales de prêt,
• les bibliothèques des universités, des grands établissements et
des grandes écoles,
• les bibliothèques de comités d’entreprise,
• les bibliothèques du réseau des « bibliothèques pour tous »,
• les bibliothèques des départements et régions d’outre-mer
(Guadeloupe, Guyane française, Martinique, Mayotte et Réunion) [...]
Sont également assujettis au droit de prêt, s’ils remplissent
les conditions précisées au 4° :
• les centres de documentation et d’information (CDI) des collèges et
des lycées,
• les bibliothèques de centres de formation,
• les bibliothèques associatives,
• les bibliothèques des hôpitaux, des prisons, etc"
Source : Guide de déclarations pour les Organismes de prêt. Sofia.
Ainsi, si vous remplissez les conditions précisées au 4°, vous avez l'obligation de déclarer vos achats de livres à la SOFIA.
Les fournisseurs de livres doivent quant à eux déclarer leurs ventes aux organismes de prêt.
La démarche à suivre de votre côté est donc la suivante :
Puisqu'il s'agit de votre première année de déclaration, vous devez vous référencer sur l'espace Fournisseurs de livres et Organismes de prêt de la Sofia :
Source : Sofia - Droit de prêt. Sofia, site de la médiathèque départementale de Meurthe et Moselle.
Pour effectuer cette inscription, vous avez effectivement besoin d'un GLN (anciennement Gencod). Dans la FAQ de son site, la commission de Liaison interprofessionnelle du livre indique que vous devez le demander à Dilicom (contact@dilicom.fr). La Médiathèque départementale des Landes dans son guide Droit de prêt - Déclaration des bibliothèques de prêt à la Sofia (04/01/2012) précise de son côté que vous pouvez vérifier si vous disposez d'un Gencod sur le site : http://www.clil.org/.
Dans le cas contraire, il est possible de faire une demande d’attribution auprès des services de la Sofia (droitdepret@la-sofia.org). Profitez-en également pour vérifier si votre fournisseur de livres y figure et récupérer son GLN qui vous sera nécessaire lors de votre déclaration d'achats.
Une fois votre GLN récupéré, la saisie en ligne de vos déclarations d'achats se fait sur le site : www.la-sofiabibliotheque.org.
Elle concerne :
les éléments clés de chaque facture et/ou de chaque avoir correspondant à vos acquisitions de livres (date, numéro, total HT et TTC). Les pages suivantes présentent l’enchaînement des écrans que vous aurez à renseigner.
Source : www.Sofia.org. Consultée le 09-05-2025
De cette façon :
- Les bibliothèques et les librairies sont tenues de faire chacune une déclaration à la SOFIA.
- La bibliothèque ne déclare pas ses achats titre par titre mais fait sur Internet une déclaration simplifiée des factures acquittées (date, n°, GLN et montant).
- La Sofia compare les déclarations des librairies et des bibliothèques et s’occupe de la répartition.
Source : SOFIA et droit de prêt sur les livres. Boîte à outils. Médiathèque départementale du Jura, consultée le 09/05/2025
Cette démarche déclarative n'engendre pas de frais pour la bibliothèque. Comme le précise la médiathèque départementale de la Haute Saone :
Les bibliothèques sont tenues de faire une déclaration annuelle à la SOFIA qui n’a pas d’incidence financière sur la bibliothèque. Mais le défaut de déclaration peut exposer la collectivité à des sanctions pénales.
Source : Le droit de prêt et la sofia. Médiathèque départementale de la Haute-Saône, 2024