Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez savoir si le président d'un établissement d'enseignement supérieur peut déléguer au responsable de la bibliothèque la validation de la liste des documents retirés des collections et, le cas échéant, si cette décision de délégation doit être votée en conseil d’administration.
Avant toute chose, nous tenons à préciser que nous ne sommes pas un service juridique et qu’en conséquence notre réponse ne peut se prévaloir d’une telle valeur.
La documentation professionnelle n’apporte pas d’éléments d’information sur ce point de procédure. Elle se contente de rappeler l’importance de la délibération de la tutelle compétente pour procéder au désherbage et la nécessité de garder une traçabilité des documents aliénés :
Il est en tout état de cause essentiel d’agir avec prudence et d’être capable, en cas de contrôle, d’établir « la traçabilité » des documents éliminés. Dans tous les cas, on procédera donc à une délibération de l’instance compétente, qui entérine la désaffectation des documents avant aliénation, même si c’est désormais le caractère ancien, rare ou précieux du document qui commande son appartenance au domaine public et non plus son affectation au service public. On gardera la liste des documents aliénés suivant les options d’élimination avec, si possible, les motifs d’aliénation. On y joindra la liste des destinataires en cas de cession gratuite ou onéreuse (voir plus loin pour chacune des options).
Source : « 5. Après désherbage : ce dont on se sépare » de Lieber, Claudine. In Désherber en bibliothèque. Manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet, Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, pp. 91-109.
La manière dont est traitée, visée et transmise (lorsqu’elle est demandée) la liste des documents désherbés relève a priori de l’organisation interne de l’établissement. Nous vous conseillons toutefois en cas de doute de faire appel au service juridique de votre structure ou, à défaut, de votre rectorat d’appartenance.
Veuillez noter que cette réponse n’a pas de valeur juridique.
Pour aller plus loin:
Article L712-2 du Code de l'éducation. Extrait :
Le président peut déléguer sa signature à des agents placés sous son autorité. Il peut déléguer une partie de ses pouvoirs aux agents placés sous son autorité désignés pour exercer des fonctions de responsabilité administrative, scientifique ou pédagogique au sein de l'établissement, d'une composante ou d'une unité de recherche. Ces agents peuvent déléguer leur signature à des agents placés sous leur autorité.