Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez savoir s'il y a un risque à conserver pendant 6 à 8 mois les collections d'une médiathèque (livres, revues, cd, dvd) et papier en général (archives administratives) dans un container métallique, les documents seraient dans des cartons, rangés dans un container, sur une période allant de juillet à janvier et s'ils seront vraiment protégés du froid et de l'humidité.
Dans Principes de conservation et de restauration des collections dans les bibliothèques, Jeanne-Marie DUREAU explique :
1.1 Les principes représentent une approche générale pour définir la nature et les buts de la conservation et de la restauration des fonds en bibliothèque. Ils ne visent donc pas à donner un tableau complet des méthodes et des procédés, mais voudraient établir un comportement responsable en matière de conservation et restauration.
Principes de conservation et de restauration des collections dans les bibliothèques. Jeanne-Marie DUREAU, Bulletin des bibliothèques de France (BBF), n° 4, p. 161-166, 1980.
Puis,
2.1. Les documents des fonds de bibliothèques sont constitués essentiellement de matière organique et donc par essence périssable. Le processus de dégradation peut toutefois être ralenti considérablement par la création de conditions favorables de stockage.
2.2. Les précautions à prendre pour conserver les documents en bibliothèque sont donc essentiellement de leur fournir un environnement qui leur convienne. Ceci implique que l'on s'attache aux points importants suivants :
a) ambiance climatique conditionnée,
b) niveau de lumière,
c) propreté des magasins,
d) équipement mobilier des magasins adapté,
e) précautions contre les dégâts matériels en particulier lors de la manipulation des documents.2.3. Les facteurs climatiques, température, humidité, luminosité et pollution atmosphérique (incluant la poussière) entraînent tous des processus de dégradation. La nature chimique de ces processus varie selon les différents matériaux, mais les principes généraux suivants sont valables.
2.4. Il existe une étroite relation entre température et humidité relative et il faut rappeler que tout changement de la température entraîne une variation de l'humidité. C'est donc température et humidité qui doivent être tous deux à une valeur adéquate dans les magasins et dans les salles de lecture. On doit donc vérifier que les conditions climatiques y sont satisfaisantes, avec un appareillage d'enregistrement qui soit fiable et que l'on contrôlera régulièrement. Un mot d'avertissement aux bibliothécaires est nécessaire attirant leur attention sur les dangers que peut comporter un changement brutal des conditions climatiques quand les collections sont transférées de locaux non conditionnés à des locaux qui comportent un système de conditionnement.
2.5. Le froid est préférable à une température élevée. Pour la conservation des livres et des manuscrits, une température constante ne dépassant pas 18 °C est recommandée. Une température plus basse est acceptable et même préférable si l'on prend garde à contrôler l'humidité. A des températures supérieures les possibilités de dégâts s'accroissent, et 25° est un point où apparaissent des conditions dangereuses. Pour certains matériaux (par exemple le film), il y a des exigences précises pour la température qui imposent des températures beaucoup plus basses.
2.6. L'humidité relative et la teneur en eau qui en résulte pour les documents de bibliothèques, faits de matières organiques, doivent être maintenues à un niveau constant. On recommande une humidité relative de 50 à 55 %. Une humidité relative plus élevée entraîne des changements biologiques accrus ; mais d'autre part, une humidité relative plus basse peut être nocive, car les matériaux organiques ont besoin de garder une humidité suffisante pour rester flexibles. D'importantes variations dans l'humidité entraînent des changements de volume des substances organiques variées qui constituent les documents en bibliothèque, et peuvent introduire des conditions de tension qui occasionnent des craquelures, des distorsions et autres dégâts. Pour certains matériaux, il y a des exigences bien précises en ce qui concerne l'humidité (par exemple : le film).
Principes de conservation et de restauration des collections dans les bibliothèques. Jeanne-Marie DUREAU, Bulletin des bibliothèques de France (BBF), n° 4, p. 161-166, 1980.
Il est donc important que vous mettiez en place des actions pour contrôler la température et le taux d'humidité à l'intérieur des ces containers. D'autant plus durant la période pendant laquelle les documents seront conserver (de juillet à janvier).
Concernant le conditionnement dans des boîtes en carton :
Le conditionnement est un facteur essentiel dans la durée de conservation des documents. Il y a en effet une certaine inertie thermique et hygrométrique, et les boîtes assurent une protection mécanique et quelquefois chimique.
Les boîtes en plastique sont à éliminer puisqu'elles provoquent une condensation continue de l'humidité ambiante quelle qu'elle soit, et donc les moisissures, alors que les documents doivent « respirer ». Dans la même logique, il ne faut pas conserver les pochettes en plastique à l'intérieur des boîtes : avec le temps, le plastique se comporte toujours mal, fond, colle au papier, attaque l'encre. Ceci est également valable pour les livres recouverts de couvertures en plastique.
Les classeurs ne protègent pas les documents de la poussière, souvent porteuse de micro-organismes. Par ailleurs, leur détérioration et vieillissement par manipulation nuisent aux documents par des torsions ou l'apparition de rouille. Pour la même raison, les épingles, agrafes et trombones sont éliminés lors du conditionnement.
Dans ces conditions, le carton est incontestablement préféré : sa porosité permet aux documents de « respirer » et notamment de libérer peu à peu les émanations acides liées à l'oxydation. Par ailleurs, l'utilisation de carton à forte charge alcaline - réserve alcaline - permet la neutralisation des polluants extérieurs et des émanations provenant de documents s'ils sont acides. Les boîtes habituellement utilisées dans les bureaux et les entreprises étant acides, les boîtes neutres, à forte réserve alcaline, sont évidemment préférables, mais elles sont beaucoup plus chères et inutiles dans le cas où les documents eux-mêmes sont acides.
Les fabricants de boîtes en carton proposent aussi des cartons ondulés entre deux surfaces planes qui résistent beaucoup moins au feu et à l'eau. Dans la mesure du possible, les cartons utilisés doivent être compacts et sans orifice de préhension ou autre. Dans la pratique quotidienne, la mise en place de ces mesures est parfois confrontée à un manque de moyens et d'espace. L'archiviste doit chercher à répartir dans le temps les mesures particulières de conservation s'il veut couvrir l'ensemble de son fonds.
Conservation des documents. Mesures de conditionnement et de rangement. Wikipédia.
Le papier est un matériau hygroscopique, c’est-à-dire qu’il absorbe ou restitue l’humidité contenue dans l’air en fonction du climat ambiant. Il s’allonge de plusieurs millimètres en cas de forte humidité, et au contraire se rétracte lorsqu’il fait sec, sans toutefois retrouver son format initial. Les variations de climat peuvent donc créer des tensions dans le papier, pouvant aller jusqu’à des déchirures.
L’humidité joue un rôle très important pour les papiers et reliures : lorsqu’elle est faible, la colle, contenue dans les papiers, sèche et le document devient friable et cassant, le cuir de reliure se fissure ; lorsqu’elle est élevée, elle active tous les agents de dégradation : moisissures et acidité.
Recommandations :
- Limiter les variations climatiques. Les normes climatiques pour le stockage des documents sont une température comprise entre 16 et 22°C et une humidité relative comprise entre 45 et 60 %.
- Le bois, le tissu et le carton sont aussi hygroscopiques. Installer des rideaux dans la pièce limitera donc les variations. De plus, ranger les documents dans des boîtes permet de créer une barrière à l’humidité et à la température.
- Éviter le plus possible le stockage des documents dans les caves humides ou les combles mal isolés.
(...)
- Manipuler les documents avec soin (utiliser des gants en coton pour les photographies).
- Éloigner toute source potentielle d'accident lors de la consultation ( liquides, encres, nourriture...).
- Les stockages inadaptés
- Prévoir des boîtes de format adapté.
- Utiliser des matériaux, de bonne qualité, pour conditionner les documents : papier et carton non acide, polypropylène. Bien remplir les boites, si elles sont rangées à la verticale, afin que les documents soient bien maintenus et ne glissent pas à l'intérieur de la boîte.
Conseils pour la conservation des documents. Loire Archives.