Complément à un fonds d'archives déjà inventorié

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous souhaitez obtenir de la documentation concernant le traitement d'un complément à un fonds d'archives privées déjà inventorié.

 

 

Nous vous signalons pour commencer les modules en ligne du Portail International Archivistique Francophone (PIAF) qui peuvent vous donner des indications, notamment le Module 6 - section 4 : Classement et cotation des archives définitives :

 

Premier extrait :

 

Pouvons-nous traiter un fonds d’archives qui a déjà été l’objet d’un traitement ?

En règle générale, il est préférable de s’abstenir de reclasser un fonds d’archives déjà en ordre.

Toutefois, différents cas de figure peuvent se présenter :

- si l’ordre rencontré est purement factice, il s’agit de reconstituer au mieux l’ordre organique d’origine selon lequel le fonds aurait dû être classé ;

- si le fonds n’est qu’une suite de dossiers échantillonnés et conservés, non pas comme le résultat organique des activités d’un producteur mais à des fins de documentation ;

- si l’on retrouve des documents jusque là réputés manquants ou lacunaires dans un fonds donné, il faut les réintégrer dans ce fonds constitué. »

Source : 5.3.3. Le fonds est en vrac. PIAF

 

Second extrait :

 

Le respect de l’intégrité du fonds consiste à :

1) à ne pas retirer de pièces du fonds pour constituer une collection séparée ou les rajouter à un autre fonds

2) à reconstituer les fonds démembrés et les parties de fonds démembrées.

Il ne faut pas démembrer un fonds entre plusieurs services d’archives sous prétexte que son contenu concerne des territoires différents, car cela enlève toute cohérence au fonds. Le fonds se définit par la provenance commune de ses composantes, jamais par les sujets ou les objets sur lesquels portent ses documents.

Source : 2.2. Respecter l'intégrité du fonds. PIAF

 

Point de vigilance sur cette question du respect des fonds. Le complément à traiter est-il issu du même producteur ou s'agit-il d'un producteur différent... Vous trouverez d’autres éléments complémentaires sur ce point dans le chapitre IV – Classement et cotation du manuel :

Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste. Association des archivistes français, 4e édition, 2020, pages 137-153. Extraits :

 

1.1.1 Respecter la provenance

Les documents émanant d’un même producteur doivent être regroupés sans être mélangés à d’autres.

[…]

1.1.2 Respecter l’intégrité du fonds

Le fonds doit être maintenu dans sa composition originelle, sans morcellement, élimination non autorisée, ni addition d’éléments étrangers. »

[…]

 

Afin d’en savoir plus, nous vous invitons à prendre contact avec l'Association des archivistes français et/ou l'Association internationale des archives francophones (AIAF).

 

 

Pour aller plus loin :