Classement des documents

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous nous livrez une série de questions :

1- Quelle est l'utilité d'un plan de classement documentaire?
2- Quels sont les problèmes liés au classement des documents dans les organismes ?
3- Que pensez-vous du classement électronique ?
4- Les organisations devraient -ils adopter le classement électronique au détriment du classement physique ?

 

Vos questions ressemblent à un sujet de devoir livré tel quel, nous nous contenterons donc d'y répondre en vous apportant des pistes bibliographiques que nous vous laissons le soin d'explorer.

 

 

Fonctions d'un plan de classement

 

Classement. Dictionnaire de l'Enssib, 2013.

Le classement des documents dans les espaces documentaires s’articule autour de systèmes de classement. Ces systèmes répondent à des objectifs d’optimisation de l’espace disponible et à la nécessité de retrouver rapidement un document parmi les autres. Les espaces du libre accès y ajoutent cet autre impératif des publics visiteurs, pour qui l’organisation documentaire doit permettre des points de repère signifiants. Divers systèmes de classement ont ainsi été conçus puis adoptés en fonction des priorités de l’époque et des efforts de rationalisation constamment renouvelés. Ils portent souvent le nom de classifications (système de classification de Clément, de Brunet, etc.). Toutefois, si la classification est une organisation hiérarchique et relationnelle des savoirs, le système de classement s’en distingue par les nombreuses adaptations dues aux singularités de chaque bibliothèque. Le classement se traduit par des cotes apposées sur les ouvrages, l’ordonnancement réglé des cotes permettant repérage et reclassement rapides.

 

Plan de classement

Un plan de classement est un texte qui décrit l’organisation, les règles de classement et les modes d’accès à un ensemble de documents constituant une collection. Il s’appuie sur des cotes validées, et prédétermine l’organisation de l’espace documentaire. Il se décline en spécifications d’organisation spatiale des ensembles documentaires en liste de cotes validées et manuel de cotation.

Source : Glossaire In : Mettre en œuvre un plan de classement.  Sous la direction de Bertrand Calenge. Presses de l’Enssib, 2009

 

 

Dans le domaine de l'archivistique (puisqu'il s'agit semble-t-il de votre sujet d'étude) :

 

Le plan de classement, système logique qui préside à l'organisation des dossiers dans les bureaux, est un outil qui facilite le classement et le repérage des documents. Il permet aux services producteurs de les organiser en affectant à chacun d'entre eux, dès sa création, à un dossier précisément identifié.

Dan la pratique, les plans de classement sont assez rares dans les services pour l'organisation des dossiers papier. Dans le contexte numérique, ils sont indispensables pour l'organisation partagée de l'information, dès la phase de production des documents, dans les arborescences bureautiques ou dans les systèmes de gestion électronique des documents (GED). Ils permettent notamment :

- de représenter les contextes de production des documents;
- de les enregistrer de manière organisée, en fonction de ces contextes;
- d'éviter les enregistrements multiples d'un même document et d'identifier l'original;
- dans certains cas, de contribuer à la préservation de la valeur probante ou réglementaire des documents;
- de repérer la version de référence (c'est à dire validée);
- de faciliter leur partage entre plusieurs personnes
[...]

Souvent, la mise en place des plans de classement est associée à une politique de nommage de fichiers informatiques et parfois à une codification.

[...]

5.1.1 Construire le plan de classement

Le plan de classement est une construction intellectuelle qui structure les documents et les dossiers entre eux, souvent sous une forme d'arborescence à plusieurs niveaux. Il doit être facile à comprendre, utilisable par plusieurs personnes, en même temps ou successivement, et pérenne dans le temps. Dans la mesure du possible, il est important d'utiliser le même plan de classement , au moins la même ossature, pour le papier et pour le numérique, afin de pouvoir relier les deux parties d'un même dossier lorsqu'ils sont mixtes. Il existe plusieurs approches pour le concevoir  :

  • documentaire, définie par un processus ou une activité;
  • par type de document;
  • thématique;
  • par missions et activités (c'est celui qui est préconisé par la norme ISO 15489 sur le records management, et plus généralement par l'ensemble des normes et standards)

Source : Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste. Association des archivistes français, 2020. p.77 . Présentation de l'ouvrage sur le site de l'éditeur.

 

 
Problèmes possibles d'un plan de classement

 

Dans le domaine de l'archivistique

 

 

Plan de classement

Par entités
      Avantages : permet  d'adapter les plans de classement  à chaque service / facilite leur appropriation par les utilisateurs
    Inconvénients : risque de péremption rapide si les entités sont trop volatiles (ex: trop calquées sur un organigramme qui change au gré des restructurations et fusions de service

Par processus
     Avantages :  permet de regrouper sous une entrée unique les activités communes à plusieurs services
     Inconvénients : La production d'un service est éclatée en plusieurs endroits du plan de classement : plus difficile à appréhender pour les utilisateurs / nécessité de former et accompagner les agents

 Source : Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste. Association des archivistes français, 2020. p.78

 

 

En bibliothèque :

La classification comme opération de codage des contenus a fait ses preuves, et peut proposer des approches intellectuelles des collections tout à fait complémentaires des mots-matière ou descripteurs. Plusieurs bibliothèques ont ainsi expérimenté des accès thématiques et arborescents sur leur catalogue4. Ce type d’accès est particulièrement utile quand les ressources documentaires ne sont pas immenses, ou quand le public a peu l’habitude de désigner les concepts avec précision. Il permet de proposer une approche allant du général au particulier grâce à l’encodage décimal. La puissance des outils informatiques permet même d’aller beaucoup plus loin : les récents travaux sur l’exploitation de la Dewey comme outil d’indexation à facettes*5 en sont la preuve, qui utilisent les subdivisions communes comme clés autonomes de repérage des contenus.

Toute autre est la mise en ordre des documents dans un lieu donné et pour une population donnée. La souplesse intellectuelle de la classification disparaît, chaque document ne pouvant être situé qu’à un endroit et un seul, ce qui génère beaucoup d’insatisfaction :

  • dispersion d’un sujet pourtant recherché par les publics comme unique : l’œuvre de Victor Hugo éclatée entre dessins, poèmes, romans, écrits politiques… ;

  • impossibilité à représenter une discipline émergente avant que son expression classificatoire ne soit validée ;

  • ignorance des problématiques interdisciplinaires pourtant source d’une abondante production documentaire ;

  • multiplication de documents sous des cotes complexes du fait du caractère nécessairement partial de la classification universelle utilisée (cotes illisibles pour le détail de l’histoire et de la géographie en France ou pis encore pour un petit pays, faible place laissée aux religions non chrétiennes, etc.).

Source : CALENGE, Bertrand. Mode d’emploi In : Mettre en œuvre un plan de classement. Presses de l'Enssib, 2009 (généré le 26 avril 2022)

 

 

Pour la suite de vos questions, vous pourrez consulter :

 

 

 

Au sujet des plans de classement dans le domaine des bibliothèques, vous pourrez consulter aussi ces réponses de notre service :

 

Nouveau classement par pôles thématiques. Questions? Réponses! 16/09/2020

PDC par centres d'intérêts. Questions? Réponses! 14/09/2020

Plan de classement global pour le réseau de lecture publique d'une ville. Questions? Réponses! 02/06/2020

Élaborer le plan de classement d'un CDI. Questions? Réponses! 08/10/2019