Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
La bibliothèque pour laquelle vous travaillez possède un SGB Koha, vous êtes déployé dans le SUDOC.
Vous vous demandez si vous devez cataloguer dans un premier temps dans Koha puis dans le SUDOC (via l'outil de production WinIBW) ou l'inverse.
De fait, vous devez cataloguer d'abord dans le SUDOC via WiniBW. En effet, le SUDOC est un catalogue collectif partagé dirigé par l'ABES (Agence bibliographique de l'Enseignement Supérieur). Il est alimenté par les différents catalogueurs des bibliothèques de l'Enseignement supérieur français membres de ce réseau.
Dans cet outil vous pouvez créer ex-nihilo une notice ou bien vous localiser sur une notice déjà existante.
Ainsi, si vous cherchez un document dans WiniBW l'instance de production du SUDOC (par exemple par ISBN ou par titre) et si le document a déjà été catalogué dans le SUDOC, vous trouvez la notice et vous vous localisez dans un premier temps sur la notice, c'est à dire que vous créez un exemplaire en vous rattachant à la notice existante. La notice sur laquelle vous vous êtes localisée a un numéro unique qu'on appelle le PPN. Vous copiez ce numéro de PPN et vous venez dans un deuxième temps le coller dans la notice de commande créée par votre bibliothèque, présente dans Koha. Pendant la nuit, si votre établissement souscrit à un système journalier de transferts des données dit transferts réguliers (ou sinon de façon hebdomadaire), la notice du Sudoc viendra écraser la notice de Koha et prendre sa place. Ainsi vous travaillerez d'abord dans Sudoc puis dans Koha.
Sachez par ailleurs, que dans certains cas, des établissements déployés dans le SUDOC cataloguent certains types de documents uniquement dans Koha, sans passer par le SUDOC. On parle alors de catalogage local.