Archives en bibliothèque municipale

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous vous interrogez sur ce qui doit être archivé en bibliothèque municipale, sur les partenaires éventuels, ainsi que sur la conservation et le classement de ces archives.


 

Comme l’indique le site des archives départementales de l’Isère :

Bien gérer ses archives est une obligation légale pour l'ensemble des administrations, collectivités, établissements publics, associations de service public (Code du patrimoine, art. L 212-1 à 212-3).

Source : Archiver : une obligation légale. Site des archives départementales de l’Isère, consulté le 22 mai 2025

 

 

Le site des archives départementales des Yvelines partage la définition suivante des archives publiques :

Les Archives publiques sont définies par l’article L211-4 du Code du patrimoine. Les archives publiques sont :

a) Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics

Source : Cadre réglementaire lié aux archives. Site des archives départementales des Yvelines, consulté le 22 mai 2025

 

 

Afin de pouvoir déterminer les documents de votre activité qui méritent d’être conservés, leurs durées et leurs traitement finaux (destruction, versement aux archives), il vous faut être muni d’un tableau de gestion.

 

Le site France Archives partage la circulaire relative au « Tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques ». Cette dernière fournit un tableau de gestion dédié aux bibliothèques, que nous vous reproduisons ci-dessous :

 

Tableau de gestion DUA Bibliothèque partie 1
Tableau de gestion DUA Bibliothèque partie 2
Tableau de gestion DUA Bibliothèque partie 3
 Source : « 13.1.2.1. Bibliothèque, médiathèque et musée ». Circulaire DGP/SIAF/2014/006, Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques, 22/09/2014, pages 237 et 238

 

Afin de pouvoir lire ce tableau, voici un extrait des indications données pages 12 et 13, dans la rubrique mode d'emploi de cette circulaire :

Les tableaux se composent de cinq colonnes, qu'il convient de lire comme suit. Pour chacune des typologies de documents (colonne 2), parfois regroupées en objets et identifiées par un numéro d'ordre (colonne 1, identifiant), sont définis :

 

– la durée d'utilité administrative (DUA) (colonne 3), qui correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés, pour des raisons légales et juridiques et pour la bonne marche du service, par la collectivité. La DUA court à compter de la date de clôture du dossier qui n'est pas systématiquement la date du document le plus récent.

 

– le sort final (colonne 4), qui définit l'action à mener par le service producteur à l'issue de la durée d'utilité administrative des documents. Ce sort final peut être la destruction (D) qui ne pourra être effectuée qu'après visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique (voir 1.1), le versement intégral des documents (V) à verser à titre historique au service public d'archives compétent ou le tri (T) qui signifie que les documents doivent être triés avant leur versement au service public d'archives

 

Afin d’en savoir plus, nous vous conseillons de contacter vos archives départementales en mesure de vous aiguiller sur les opérations de conservation, de classement et de tri de vos archives.


 

Pour aller plus loin :