Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez savoir quels documents administratifs en lien avec son activité, une bibliothèque municipale doit conserver.
En France, les « collectivités territoriales et les groupements de collectivités sont propriétaires de leurs archives, dont ils assurent eux-mêmes la conservation et la mise en valeur, conformément au code du patrimoine (article L. 212-6) »
Extrait : Organisation des Archives en France. France Archives
La bibliothèque municipale étant sous la tutelle de la Commune, cette dernière est donc la première référente pour vous indiquer les procédures à suivre pour vos archives.
Par ailleurs, ce sont souvent les archivistes des archives municipales qui sont les interlocuteurs des différents services communaux.
Bien qu'il soit nettement disproportionné eu égard à la taille de votre commune, nous vous proposons de prendre connaissance de l’organisation de la collecte des archives dans les services de Lyon :
La rubrique générale sur les Archives et surtout la rubrique Collecter vous permettront de connaître la règlementation en vigueur sur les règles de conservation.
A titre d'exemple des outils indispensables, vous pouvez consulter le tableau de gestion de disponible dans les annexes du rapport de la Journée professionnelle organisée par Interbibly (page 22 du pdf) :
Archives et bibliothèques : les archives des bibliothèques et les bibliothèques des services d’archives. Journée professionnelle. Interbibly, Reims, 31 mars 2008
Enfin, la Bibliothèque départementale du Rhône peut également vous accompagner dans vos démarches.
Pour aller plus loin :
Archives administratives et ouvrages anciens : à chaque fonds documentaire, une méthode particulière : Le cas de la Médiathèque d’Issy-les-Moulineaux. Céline Cardi. [INTD], 2007