Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous cherchez des recommandations concernant l’archivage des mémoires universitaires.
L'AMUE (Agence de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur ou de recherche et de support à l'enseignement supérieur ou à la recherche) a publié en 2010 un document intitulé La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche
Il est question, page 25 des archives pédagogiques :
Traitement archivistique
Les durées d’utilité administrative (DUA) ainsi que les modalités de tri et de conservation des archives pédagogiques sont définies dans l’instruction de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale en date du 22 février 2005. Cette instruction prévoit notamment l’échantillonnage et le tri sélectif des documents suivants :
- les copies d’examen : leur durée légale de conservation est de 1 an. Au terme de ce délai,les copies des années universitaires se terminant en 0et 5 sont conservées et échantillon-nées à raison de 1%des copies, avec un minimum de 3copies par épreuve de chaque examen ;
- les mémoires : leur durée de conservation est de 5 ans. Au terme de ce délai, il est recommandé de conserver indéfiniment les travaux à caractère local. Quant aux autres, l’échantillon porte sur les années en 0 et en 5 et à raison d’1% des mémoires par discipline ;
- les rapports de stages :leur durée de conservation est de 1 an. Au terme de ce délai, le tri sélectif est laissé à l’appréciation du responsable du service producteur en concertation avec l’archiviste
De fait, il revient aux opérateurs de l'enseignement supérieur (universités, écoles d'ingénieurs, écoles d'infirmières, etc.) de déterminer leur politique de conservation et de diffusion sur une base à minima de 5 ans.
Toutefois, il faut bien différencier l'archivage de la diffusion. En effet, la diffusion du mémoire d'un étudiant en ligne, ou au sein de la bibliothèque requiert l'autorisation de son auteur.
Pour aller plus loin :
Travaux d'étudiants. Questions ? Réponses! 07/05/2019