Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez connaitre les différences entre le système documentaire et le système d'information. Vous souhaitez aussi avoir quelques références notamment liées au système documentaire.
De faite, le système d’information (SI), tel que l’expose Yves-François Le Coadic (La science de l'information, PUF, 2004), organise l’ensemble des ressources permettant de collecter, traiter et diffuser les données utiles aux activités d’une organisation. Il mobilise des procédures, des acteurs et des technologies qui soutiennent les processus métiers et la décision. On en trouve des applications variées : un ERP coordonnant stocks et production dans une entreprise industrielle, un système d’information hospitalier gérant admissions et dossiers patients, un système d'information décisionnel (ou SID) dans le cadre d'une université, un système d'information dédié à la formation professionnelle ou encore un SIG appuyant l’aménagement urbain dans une collectivité.
Le système documentaire (SD) occupe, selon Jean Meyriat, une place spécifique à l’intérieur de ce dispositif (Jean Meyriat, théoricien et praticien de l'information-documentation : textes réunis à l'occasion de son quatre-vingtième anniversaire. ADBS Editions, 2001). Il se concentre sur les documents et les connaissances, depuis leur collecte jusqu’à leur diffusion, en passant par l’indexation et la conservation. Ses outils — GED, intranets documentaires, bibliothèques numériques, catalogues informatisés — structurent et rendent accessibles des contenus souvent non structurés. Les exemples sont nombreux : une base de connaissances interne réunissant procédures et retours d’expérience, une plateforme d’archivage électronique préservant des documents institutionnels comme des mémoires d'étudiants, ou encore un portail documentaire proposant catalogues et ressources numériques dans une université ou une institution.
Ainsi, le système d’information traite principalement des données opérationnelles, tandis que le système documentaire gère des contenus textuels ou multimédias et les pratiques associées. Cette dimension documentaire soutient le passage de l’information vers la connaissance. De fait, SI et SD contribuent conjointement au management des savoirs.