Catalogage et équipement du document

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous vous demandez pourquoi on catalogue généralement les documents avant de les équiper. 

 

 

Effectivement, suite à nos recherches, nous constatons également à la lecture de documents sur le circuit du livre que l'usage général en bibliothèque est d'abord de cataloguer les documents avant de les équiper.

 

Il en est ainsi d'après la Fiche pratique intitulée "Le circuit du document en bibliothèque"réalisée par le département de l'Ain en 2022, à laquelle nous vous renvoyons :

Étape 1 : acquisition, réception, enregistrement des livres

• Catalogage : il s’agit de la description du livre établie en fonction de règles précises, communes à toutes les bibliothèques. Ces règles sont exposées dans des normes élaborées par l’Association française de normalisation (AFNOR). Le catalogage permet d’intégrer le document dans le catalogue de la bibliothèque. Ce catalogue informatisé permet plusieurs accès (accès par auteurs, accès par titres, accès par thème…). [...]
 

Étape 2 : indexation et cotation

• Indexation : opération qui permet de donner un symbole numérique ou nominal au document, à partir de l’analyse de son contenu. Selon la classification Dewey, la plus couramment utilisée en bibliothèque, l’ensemble du savoir a été divisé en dix classes qui correspondent aux grands domaines de la connaissance. [...]

• Cotation : coter un livre c'est lui donner une adresse (emplacement où il sera rangé). Pour cela on utilise un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) qui permet de localiser le document dans la bibliothèque. [...]
 

Étape 3 : équipement

Il s’agit d’un ensemble des tâches matérielles effectuées sur le document (couverture, étiquettes, ...) avant sa mise à disposition du public. Avant de couvrir les livres, on leur met une étiquette au dos correspondant à la cote. [...]
 

Étape 4 : mise en rayon

Les livres sont disposés sur les étagères à disposition du public. Ils peuvent pour certains être exclus du prêt et seulement consultables sur place ( le dernier numéro des revues et journaux notamment).

 

Cependant, nos recherches ne nous ont pas permises de trouver des sources pour expliquer l'ordre habituel de ces étapes du circuit du livre en bibliothèque.

 

D'après nous, il nous apparaît logique d'effectuer le traitement intellectuel du document (en particulier l'indexation) qui a pour conséquence l'attribution d'une cote, avant d'équiper le document (en particulier la création de l'étiquette correspondant à la cote attribuée).

 

Enfin, en affinant notre recherche, nous avons trouvé des bibliothèques qui ne respectent pas cet ordre comme la Médiathèque d'Obernai :

1. Suggestions d'acquisition

La Médiathèque est à l'écoute de vos demandes. N'hésitez pas à nous suggérer l'achat de documents. Le personnel étudiera toutes les propositions, en respectant la politique d'acquisition définie dans la Charte documentaire.

 

2. Choix des documents

La Médiathèque souhaite à la fois suivre de près l'actualité éditoriale et culturelle (acquisitions courantes) et renforcer ses différents fonds (acquisitions rétrospectives).

Pour ce faire, le personnel a recours à divers outils et pratiques : presse et sites web spécialisés, visites de librairies, sélections dans les catalogues des fournisseurs agréés (obligatoire pour les DVD), conseils entre professionnels, suggestions du public, etc.

 

3. Commande

Pour les acquisitions, la Médiathèque est soumise aux procédures comptables publiques. Des devis sont d'abord établis, puis, après validation des élus, les commandes sont envoyées au fournisseur pour traitement.

 

4. Réception et vérification des commandes

Chaque livraison fait l'objet d'une vérification (pointage) afin de s'assurer que la marchandise livrée correspond à la commande, que les documents sont tous en bon état, etc. Si tout est en ordre, la Médiathèque peut payer le fournisseur.

 

5. Équipement des documents 

Avant de diffuser les documents, il convient de :

  • les consolider ou les protéger

  • les équiper d'un antivol

  • leur apposer un tampon ou une étiquette portant le nom de l'établissement et de la collectivité (estampillage).

  • leur coller l'étiquette portant la cote

 

6. Traitement informatisé des documents

Cette étape permet l'élaboration du catalogue de la Médiathèque. Le catalogue est une base de données regroupant toutes les notices (sorte de cartes d'identité) de tous les documents.

Indexation

Il s'agit de décrire intellectuellement le contenu du document. On choisit des mots clés (normalisés, appartenant à un thésaurus) et/ou une combinaison de chiffres (indice) traduisant la thématique traitée dans le document. Cette étape permet à l'utilisateur de rechercher des documents par sujet, et aux professionnels de regrouper les documents par thématique.

Catalogage

Le catalogage est une description bibliographique. On saisit informatiquement, de façon normalisée, les informations figurant sur le document et permettant de l'identifier: auteur, titre, édition, description matérielle, etc. Puis on procède à l'exemplarisation : on attribue un numéro d'exemplaire enregistré informatiquement dans une étiquette à code-barres. 

Cotation

La cote est la plaque d'immatriculation du document. C'est un ensemble de lettres et/ou de chiffres permettant de classer le document en rayon et de pouvoir le retrouver.

 

7. Mise en rayon des documents

Une fois toutes ces opérations de préparation accomplies, le document peut être classé suivant la cote. Les nouveautés sont provisoirement disposées sur un présentoir afin d'être mises en valeur.

Source : Circuit du document.www.mediatheque-obernai.fr. Consulté le 07/11/2025

 

Ainsi il semblerait que certaines bibliothèques font le choix d'équiper les documents avant de les cataloguer.

 

Pour compléter sur le circuit du livre en bibliothèque, nous vous signalons les ressources suivantes :

 

Pour aller plus loin :

Politique documentaire: Les processus. Guide thématique, Enssib