Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez savoir s'il existe une obligation légale de réaliser des récolements en bibliothèque municipale, comme pour les archives municipales, et si oui, quelle en est la fréquence.
Tout d'abord, il convient de préciser que l'opération de récolement est effectivement obligatoire dans certaines situations :
En France, cette opération est obligatoire dans les collections publiques :
- pour les archives municipales à l'occasion de chaque mandat,
- pour les archives départementales à chaque changement de directeur,
- pour les musées de France tous les 10 ans en vertu de l'article L. 451-2 du code du patrimoine, et de l'arrêté du 25 mai 2004, fixant les normes techniques, concernant l'inventaire, la tenue du registre des biens, et le récolement
Source : Wikipedia. Consultée le 30/04/2025
Concernant les archives :
Le récolement réglementaire, opération obligatoire après chaque élection municipale ou intercommunale, est un état à un instant donné des archives de la collectivité, afin de vérifier qu’il n’y a pas de lacunes. Le procès-verbal de décharge (pour le maire sortant) et de prise en charge (pour le maire entrant) des archives ainsi que le tableau de récolement sont les documents officiels qui formalisent le transfert de responsabilité entre les parties.
Cette opération doit être réalisée dès la prise de fonction puisqu’elle engage la responsabilité de l’élu dès son élection.
Le moment du récolement offre l’opportunité à l’élu d’examiner la situation des archives communales ou intercommunales dont il a la charge (conditions de conservation, état matériel, état de classement, lacunes éventuelles) de manière à dégager des actions prioritaires.
Source : archives.rhone.fr. Consultée le 30/04/2025
Les bibliothèques municipales dont le fonds comporte des collections patrimoniales relevant de la propriété de l'État ont l'obligation réglementaire de procéder à leur récolement. En effet, le Code du patrimoine précise :
« Article R. 312-1. Les collectivités territoriales ou leurs groupements ont l'usage des documents appartenant à l'État déposés dans leur bibliothèque. Ils en assurent l'inventaire, le signalement, le récolement, la conservation et la communication.
Nous vous renvoyons vers le Guide de gestion des documents patrimoniaux à l’attention des bibliothèques territoriales qui définit p. 11 ce que recouvrent les fonds patrimoniaux :
« Art. R. 311-1. – Sont des documents patrimoniaux, au sens du présent livre, les biens conservés par les bibliothèques relevant d'une personne publique, qui présentent un intérêt public du point de vue de l'histoire, de l'art, de l'archéologie, de la science ou de la technique, notamment les exemplaires identifiés de chacun des documents dont le dépôt est prescrit aux fins de constitution d'une mémoire nationale par l'article L. 131- 2 du présent code et les documents anciens, rares ou précieux. En application de l'article L. 2112-1 du code général de la propriété des personnes publiques, ces documents patrimoniaux font partie du domaine public mobilier de la personne publique propriétaire. »
En ce qui concerne la fréquence, le Guide de gestion des documents patrimoniaux à l’attention des bibliothèques territoriales précise p. 51 :
Selon l'établissement et les moyens, le récolement peut faire l'objet de campagnes régulières ou ponctuelles et concerner tout ou partie des collections. Selon le cas, des campagnes partielles peuvent porter sur les documents les plus précieux, les plus susceptibles d'être dérobés, ou bien sur certaines cotes de la bibliothèque.
En dehors des collections patrimoniales, le récolement fait partie de la gestion d'une bibliothèque, mais n'est pas explicitement imposé par la loi. Ainsi, la LOI n° 2021-1717 du 21 décembre 2021 relative aux bibliothèques et au développement de la lecture publique dite loi Robert ne formalise pas d’obligation de récolement pour les collections courantes des bibliothèques municipales.
Pour ce qui est du rythme à adopter pour le récolement des collections courantes, nous vous renvoyons à la fiche pratique Récolement de la Médiathèque départementale des Deux-Sèvres :
Quand faut-il faire un récolement ?
Le récolement doit être fait régulièrement. Si un récolement ne peut être réalisé chaque année, du fait de
l’importance du fonds documentaire, vous pouvez segmenter celui-ci.
Vous pouvez ainsi faire le récolement sur quelques cotes ou certains supports lors d’une année, puis changer
l’année suivante.
Un roulement sur trois années est tout à fait envisageable
Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.