Désherbage en bibliothèque

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous souhaitez savoir pour quelles raisons les listes des ouvrages désherbés en bibliothèque municipale doivent être conservées.

 

Dans les procédures de désherbage, les listes sont établies à l’intention des tutelles des bibliothèques. Ces listes leur sont transmises et ce sont les archives municipales qui conservent, a priori, la trace de ces actions de désherbage.

 

Nous avons consulté un certain nombre de documents pratiques disponibles principalement sur les sites des médiathèques départementales afin de mieux connaître les pratiques et recommandations. Les listes sont évoquées chaque fois comme devant être transmises aux tutelles. Dans aucun document il n’est indiqué l’obligation pour les bibliothèques de les conserver.

 

A titre d’exemple, voici quelques uns de ces «modes d’emploi » :

 

Extrait : 

Pendant :

Attention : l'élimination des documents appartenant à la commune (ou communauté de commune) ne peut s'effectuer qu'après validation de l'autorité de tutelle.  Le bibliothécaire prendra soin d'apposer une marque de sortie sur les exemplaires éliminés (par exemple "pilon") et de les rayer des registres d’inventaire. Il procédera selon les cas à la rédaction d’un procès-verbal de destruction ou à l’établissement d’une liste motivée des ouvrages désherbés.

 

Dans ce document (de 2007, mais toujours d’actualité) davantage de détails sur les procédures suivies sont disponibles page 7 :

Problèmes juridiques : (extait de la première colonne à gauche)

L’élimination des ouvrages (pilon ou dons) sera constatée par un procès-verbal, mentionnant le

nombre d’ouvrages, auquel sera annexée la liste concordante.

NB : L’usage courant réside dans un échange de courrier formalisant les opérations, souvent effectué une fois pour toutes. L’envoi de listes de suppressions n’est pas non plus systématique.

 

Le terme « usage courant » nous semble ici pertinent car il n’existe pas de réglementation fixe concernant les relations entre la tutelle et les bibliothécaires : chaque collectivité fixe, dans le cadre plus général des lois encadrant la propriété publique, des modalités règlementaires du désherbage plus ou moins détaillées.

 

  • Fiche pratique mentionnant les usages en bibliothèque municipale : Le BA-ba du désherbage (PDF). Médiathèque départementale de la Haute-Saône

Extrait : 

Comment procéder ? (p10)

Informer son autorité : 

Les livres qui constituent le fonds de la bibliothèque, qu’ils aient été achetés ou donnés, ont été inventoriés et sont la propriété de la collectivité. Certaines démarches sont néces saires avant leur élimination qui doit se conformer aux règles de désaffectation et d’aliénation du Code des Communes (art.L122-20).

Dans la pratique, le Conseil municipal ou communautaire devra, après délibération, donner au responsable de la biblio thèque l’autorisation d’éliminer certains documents. L’élimination sera constatée par un procès-verbal, mentionnant le nombre de documents ou par une liste motivée des ouvrages desaffectés.

Ensuite les livres désherbés seront rayés de l’inventaire et/ou supprimés du catalogue

Une fois encore, les termes restent dans le champ lexical de la recommandation et des usages.

 

Nous vous partageons toutefois pour finir cette préconisation, issue de la circulaire relative au « Tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques ». Cette dernière fournit un tableau de gestion dédié aux bibliothèques, dont nous vous reproduisons la partie ciblant le désherbage : 

 

Tableau de gestion DUA Bibliothèque partie 3

 

Afin de pouvoir lire ce tableau, voici un extrait des indications données pages 12 et 13, dans la rubrique mode d'emploi de cette circulaire :

Les tableaux se composent de cinq colonnes, qu'il convient de lire comme suit. Pour chacune des typologies de documents (colonne 2), parfois regroupées en objets et identifiées par un numéro d'ordre (colonne 1, identifiant), sont définis :

 

– la durée d'utilité administrative (DUA) (colonne 3), qui correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés, pour des raisons légales et juridiques et pour la bonne marche du service, par la collectivité. La DUA court à compter de la date de clôture du dossier qui n'est pas systématiquement la date du document le plus récent.

 

– le sort final (colonne 4), qui définit l'action à mener par le service producteur à l'issue de la durée d'utilité administrative des documents. Ce sort final peut être la destruction (D) qui ne pourra être effectuée qu'après visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique (voir 1.1), le versement intégral des documents (V) à verser à titre historique au service public d'archives compétent ou le tri (T) qui signifie que les documents doivent être triés avant leur versement au service public d'archives

 

 

Veuillez noter que cette réponse n'a aucune valeur juridique.

 

Pour aller plus loin sur le désherbage :