Centre de documention des villes et métropoles pour les agents

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous cherchez toutes les informations possibles sur le fonctionnement, les missions, les enjeux et les problématiques actuelles, des centres de documentation des villes et métropoles, ces structures internes, qui s'adressent aux agents des villes. 

 

Dans un premier temps, voici un ouvrage qui aide à définir le centre de documentation et énumère ses caractéristiques : 

6. Le service de documentation. In : Le Métier de Documentaliste. ACCART Jean-Philippe, Avec la collaboration de RÉTHY Marie-Pierre, Paris : Éditions du Cercle de la Librairie. Métiers, p.93-112, 2015.

Notamment : 

Suzanne Briet – surnommée « Madame Documentation » –, secrétaire de l’UFOD, afin de réaliser l’inventaire des centres de documentation en France, définissait ainsi en 1935 les critères d’un centre de documentation. Ces critères présentent toujours une certaine actualité : « Un centre de documentation est un ensemble de services où une documentation générale ou spéciale, complète ou partielle, est méthodiquement organisée pour être mise à la disposition des intéressés. Il comprend des services de conservation (documents ou références), de dépouillement et de diffusion. Il comporte essentiellement une collaboration entre :

  1. un service qui réunit, enregistre et classe les documents (archives, bibliothèques, cinémathèques, discothèques, musées, etc.) ;
  2. un service qui dépouille les documents et en dégage tous les éléments utilisables en vue de la préparation de répertoires, de dossiers, d’analyses, etc. ;
  3. un service qui met la documentation à la disposition du public, par information, communication, publication, reproduction, traduction, etc. »

 

Pour Bruno Delmas, « le centre de documentation réunit pour le lecteur tous les documents traitant d’une question déterminée, qu’il conserve ou non les documents. Ce n’est pas son fonds de bibliothèque qui constitue pour le documentaliste l’outillage principal de son centre, mais les dossiers et les répertoires constamment tenus à jour par le dépouillement des périodiques, le suivi de la production du domaine couvert par le centre, en fonction des besoins des usagers dont on s’efforce de prévenir les demandes . »

Source : 6. Le service de documentation. In : Le Métier de Documentaliste. ACCART Jean-Philippe, Avec la collaboration de RÉTHY Marie-Pierre, Paris : Éditions du Cercle de la Librairie. Métiers, p.93-112, 2015.

 

 

Concernant les objectifs et les caractéristiques du centre de documentation : 

Les objectifs d’un service de documentation

– Acquérir, rassembler, traiter, organiser l’information sur tout support.
– Rendre l’information accessible et disponible à ses utilisateurs.
– Fournir une information d’actualité, pertinente, validée, fiable et de qualité.

Pour atteindre ces objectifs, des missions d’expertise telles que la veille, la gestion des connaissances et du capital intellectuel de l’entreprise, la gestion d’Intranet sont mises en place par le service de documentation.

 

Les caractéristiques intrinsèques du service de documentation

Les caractéristiques institutionnelles :

  • les objectifs et missions générales de l’institution : commerciaux, de service public, pédagogique, de santé publique, d’ordre scientifique et technique… ;
  • l’importance du public institutionnel et potentiel ;
  • l’autonomie de décision du documentaliste, quant au budget et à la place du service dans l’organigramme de l’entreprise ;
  • l’activité du service.

 

Les caractéristiques matérielles :

  • la surface affectée au service : c’est une question stratégique qui sera détaillée plus loin ; à l’origine d’un projet de développement, il faut faire valoir la nécessité pour le service de disposer d’une surface suffisante pour accueillir le public visé, avec des espaces de consultation multimédias, de travail et d’archivage des documents ;
  • la taille, variable selon le nombre de personnes employées et, parmi elles, de professionnels : les services de documentation, en France, sont en général des structures petites et moyennes dont les équipes comptent entre une et cinq personnes. Mais il existe aussi des services dont les équipes sont constituées de quinze à trente personnes incluant un grand nombre de professionnels : il s’agit des services de grands groupes industriels, pharmaceutiques, des grands établissements publics ou privés ;
  • la nature des collections, leur volume, leur ancienneté, leur support (papier ou numérique), caractéristiques essentielles de la taille d’un service de documentation traditionnel. Doivent être détaillés de façon précise : le nombre de volumes, leur format, les différents types de collections (rapports, mémoires, thèses), les périodiques, les autres supports que le papier (audiovisuels, microformes…) ;
  • les technologies utilisées : logiciel documentaire, informatique documentaire, consultation de banques de données.

 

Les caractéristiques financières

Le budget alloué : le contrôle du budget du service est un critère important d’autonomie. Il est préférable que le service de documentation contrôle lui-même son propre budget, en relation avec le service de gestion. La tutelle exercée sur le budget présente des aspects positifs permettant de mieux faire connaître aux services administratifs le service documentation et ses missions, les raisons des commandes de tel ou tel type de documents, et d’être associé à leur choix. Une autonomie partielle peut permettre d’établir un lien direct avec les fournisseurs.

 

Les caractéristiques de la « politique documentaire », des services et produits documentaires

Elles découlent des objectifs et missions de l’institution et se traduisent par :

  • le choix des documents à acquérir pour la constitution du fonds documentaire,
  • les services documentaires : accueil, orientation, renseignements, recherches…
  • les produits documentaires proposés : revue de presse, revue de sommaires, bulletin bibliographique, documentaire, diffusion sélective de l’information (DSI)… ;
  • l’appartenance ou non à un réseau documentaire, un consortium…

Source : 6. Le service de documentation. In : Le Métier de Documentaliste. ACCART Jean-Philippe, Avec la collaboration de RÉTHY Marie-Pierre, Paris : Éditions du Cercle de la Librairie. Métiers, p.93-112, 2015.

 

 

À propos des enjeux et problématiques de ces établissements, des exemples sont abordés dans l'article Les politiques des centres de documentation en direction des publics de NOET Françoise sur Wikiterritorial, précisément à partir du 1.2 Une culture territoriale en évolution majeure et jusqu'à la fin de l'article.

 

Nous ne sommes cependant pas parvenus à trouver de travaux de recherches sur le contexte des centres de documentation de villes et de métropoles précisément.

Vous pouvez vous pencher sur cet article : Les centres et services de documentation dans leur environnement de Françoise Noet sur Wikiterritorial et consulter notamment le sommaire afin de voir si l'un des points correspond mieux à vos besoins : 

 

Pour aller plus loin :