Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Dans le cadre d’une prise de poste, vous vous interrogez sur la pertinence de conserver et d’alimenter des inventaires papiers (acquisitions et désherbage) à l’heure où les bibliothèques sont informatisées.
Les différentes ressources professionnelles consultées concourent sur l’usage aujourd’hui d’un numéro d’inventaire prenant la forme d’un code-barres ou d’une puce RFID appliqué sur le document, associé à une notice d’exemplaire informatique via le SIGB. Cette pratique se substitue à l’inventaire papier traditionnel, de moins en moins utilisé et réservé aux établissements de petites tailles non informatisés :
Les documents sont enregistrés par ordre d'entrée à la bibliothèque (de 1 à l'infini)
On attribue un numéro d'inventaire à chaque document : valable autant pour les dons (après tri) que pour les acquisitions.Chaque exemplaire d'un même document aura un numéro propre. Idem pour les ouvrages en plusieurs volumes et les ouvrages en plusieurs tomes. Un numéro d'inventaire ne peut jamais être réemployé (même si l'exemplaire a été perdu et racheté à l'identique). Le numéro d'inventaire est toujours reporté sur le document (page de titre pour les livres). C'est aussi à ce moment là que le livre est estampillé.
Si la bibliothèque est informatisée, c'est le code barre posé sur le document qui sert de numéro d'inventaire. Le registre n'est plus nécessaire.
Source : Inscription des documents au registre d’inventaire. Bibliothèque départementale de l'Aude
Inscription à l’inventaire :
C’est l’inscription du document au patrimoine de la collectivité territoriale. L’attribution d’un numéro d’inventaire justifie la dépense publique.
Quand la bibliothèque n’est pas informatisée, un registre d’entrée ou d’inventaire est obligatoire.
[…]
En gestion informatisée, le numéro d’inventaire est le code à barres ou, de plus en plus, la puce RFID.
Source : « Le circuit et le traitement du document ». In Mémento du bibliothécaire. Sous la direction de Pascal Wagner. Abf, 4e édition, 2017, pages 70 et 71.
L'exemplarisation
L’inscription à l’inventaire permet d’établir la liste de l’ensemble des documents possédés par une structure. Cette opération, longtemps réalisée sur un registre, est aujourd’hui de plus en plus souvent effectuée directement dans le système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB).
Source : « 3. Le traitement documentaire », Laurence Favreau. In Le métier de bibliothécaire. Sous la direction d’Yves Alix. Association des bibliothécaires de France, 2013, page 219.
Pour aller plus loin :
Politique documentaire. Guide thématique de l’Enssib