Analyse documentaire / Catalogage / Indexation

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous souhaitez des éclaircissements sur les notions suivantes et leurs liens : analyse documentaire, catalogage, indexation et condensation.


 

Pour commencer, nous vous proposons de repartir de définitions pour chacun de ces termes :

 

Catalogage :

 

Rédaction de notices bibliographiques à partir d’une description normalisée des éléments permettant l’identification d’un document.

Source : Le Glossaire des CRFCB (centres régionaux de formation aux carrières de bibliothèques)

 

Analyse documentaire :

 

Opération intellectuelle visant à identifier les informations contenues dans un document ou un ensemble de documents et à les exprimer sans interprétation ni critique, sous une forme concise et précise telle qu'un résultat d'indexation, un résumé, un extrait. Le but en est de permettre la mémorisation, le repérage, la diffusion ultérieure des informations ou du document source.

Source : Glossaire. ADBS

 

 

Processus de description du contenu thématique d'un document. Comporte deux phases distinctes : 1) perception du contenu, 2) représentation formalisée du contenu.

On distingue trois niveaux d'analyse et de représentation : 1) la classification (général), 2) la condensation (description verbale), 3) l'indexation (spécifique). (Hudon, 1999-2000)

Source : Terminologie en sciences de l'information. EBSI (École de bibliothéconomie et des sciences de l'information), 2018

 

Indexation :

 

L’indexation est l’opération qui permet de décrire et de caractériser le contenu thématique d’un document à l’aide de représentations verbales plutôt que symboliques, comme c’est le cas dans l’opération de classification. (Hudon, 2009)

Source : Terminologie en sciences de l'information. EBSI (École de bibliothéconomie et des sciences de l'information), 2018

 

 

L’indexation consiste à attribuer à un document une marque distinctive renseignant sur son contenu et permettant de le retrouver.

Elle se traduit par la recherche d’un symbole numérique ou nominal à partir de l’analyse du contenu du document. Ce symbole peut être :

– tiré d’une classification (indice). On parle alors d’indexation systématique.

– constitué d’un ou de plusieurs mots-clés. On parle alors d’indexation analytique ou d’indexation alphabétique matière.

Source : Le Glossaire des CRFCB (centres régionaux de formation aux carrières de bibliothèques).

 

Condensation :

 

Opération qui consiste à extraire l'information utile que contient un document, à la sélectionner, puis à la mettre en forme, de façon à produire un ensemble cohérent d'informations utilisables par les usagers du système. Le produit principal de l'opération est le résumé. (Chaumier, 1986)

Source : Terminologie en sciences de l'information. EBSI (École de bibliothéconomie et des sciences de l'information), 2018

 

 

Nous ajoutons les deux définitions suivantes afin de mieux comprendre les relations de chacun des termes précédents :

 

Description bibliographique

 

Ensemble de données bibliographiques décrivant un document, servant à son identification et pouvant être structurées en suivant les prescriptions des normes nationales ou internationales. La description bibliographique est utilisée dans l'élaboration des notices bibliographiques et catalographiques.

Source : Vocabulaire de la documentation. ADBS

 

Traitement documentaire

 

« Le traitement documentaire est constitué d’un ensemble d’opérations visant à rendre accessible le fonds documentaire d’une institution et à en maximiser sa diffusion et son exploitation. Le traitement documentaire comporte non seulement les tâches matérielles (réception des documents, estampillage, pose du système antivol, étiquetage, reliure, réparation, classement), mais aussi les opérations de description matérielle (catalogage descriptif), de classification, d’indexation et de condensation. Les opérations de traitement documentaire mènent à la constitution de réservoirs contrôlés et structurés indispensables au succès des opérations de recherche d’information. » (Clément Arsenault)

Source : Terminologie en sciences de l'information (2018), version complète PDF, page 56

 

À la lumière de ces définitions, nous comprenons les choses ainsi :

  • Le traitement documentaire comprend le catalogage et l’analyse documentaire

  • L’analyse documentaire comprend l’indexation et la condensation

  • L’indexation est distincte du catalogage

 

Ce qui sous forme de tableau pourrait ressembler à :

Traitement documentaire

Description bibliographique

Analyse documentaire

Catalogage

Indexation

Condensation

 

À noter, comme développé dans la définition ci-dessus, le traitement documentaire ne se résume pas à la description bibliographique et à l’analyse documentaire.

 

Toutefois, ces distinctions d’ordre conceptuel ne doivent pas faire oublier l’imbrication dans les faits de ces différentes opérations : la description bibliographique d’un document via le catalogage s’enrichit par le renseignement de champs matière, permis par l’indexation, et d’un champ résumé permis par la condensation. D’ailleurs, le memento du bibliothécaire, 4e edition (2017), de l’ABF, qui délivre une vision pratique, présente l’analyse documentaire dans un chapitre dédié au catalogage. On pourrait donc imaginer un tableau plutôt sous cette forme :

Description bibliographique

Catalogage

Analyse documentaire

Indexation

Condensation

 

Pour faire figurer le terme de « traitement documentaire », un tableau plus large serait à envisager :

Traitement documentaire

Tâches matérielles

Description bibliographique

Réception, équipement, classement ...

Catalogage

Analyse documentaire

Indexation

Condensation

 

 

Pour aller plus loin :