Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez connaître les obligations légales des BU en matière de conservation des données relatives au désherbage des périodiques, notamment ceux mis au pilon.
Dans le manuel de référence sur le désherbage, Claudine Liber indique :
Les procédures à suivre lors des opérations que réalisent couramment les bibliothèques après désherbage (échanges, dons, ventes) sont donc contenues essentiellement dans les textes qui régissent le domaine privé des collectivités publiques. Or, en examinant chacune de ces options, on verra que le Code [Code général des propriétés des personnes publiques], dans ses dispositions générales, ne prend guère en compte la spécificité des collections documentaires.
[…]
Pour autant, les pratiques des bibliothèques sont-elles risquées ?
[...]
Il est en tout état de cause essentiel d’agir avec prudence et d’être capable, en cas de contrôle, d’établir « la traçabilité » des documents éliminés. Dans tous les cas, on procédera donc à une délibération de l’instance compétente, qui entérine la désaffectation des documents avant aliénation [...]. On gardera la liste des documents aliénés suivant les options d’élimination avec, si possible, les motifs d’aliénation. On y joindra la liste des destinataires en cas de cession gratuite ou onéreuse (voir plus loin pour chacune des options).
Source : « 5. Après désherbage : ce dont on se sépare » de Lieber, Claudine. In Désherber en bibliothèque. Manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet, Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, pp. 91-109.
Plus loin, l’auteur avance des préoccupations d’ordre statistiques :
Le nombre des éliminations figure depuis longtemps dans les statistiques officielles.
[…]
Les statistiques des bibliothèques universitaires et établissements de recherche sont collectées par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche au moyen d’une enquête annuelle, l’Enquête statistique générale auprès des bibliothèques universitaires (ESGBU)
[…]
On y trouve le nombre de volumes et le nombre de titres de périodiques éliminés annuellement.
[…]
Il est donc d’autant plus important pour les établissements de développer en interne leurs propres statistiques.
Source : « 7.1 Répondre aux demandes des autorités de tutelle » de Lieber, Claudine. In Désherber en bibliothèque. Manuel pratique de révision des collections. Sous la direction de Françoise Gaudet, Claudine Lieber. Éditions du Cercle de la Librairie, 2013, pp.106-107
Ainsi, nous vous conseillons de garder une trace des périodiques désherbés, comprenant a minima le titre et numéro, la destination (pilon, don...) et la date de l'élimination.
Pour aller plus loin :
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Le désherbage des périodiques imprimés. Catherine Morge, Le carnet de l’équipe de la bibliothèque de Saint-Barbe, Hypothèses.org, 03/06/2014. Extrait :
Comme pour les monographies, l’établissement conserve la trace de toutes les collections dont elle s’est défaite.
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Gérer les périodiques. Sous la dir. de Géraldine Barron. Presses de l'Enssib, 2008. Cet ouvrage de référence sur les périodiques n’aborde pas la question du désherbage et de la conservation des données associées. Vous serez en revanche peut-être intéressée par la solution de la conservation partagée, développée en partie IV.
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Désherbage : point de vue juridique. Questions?Réponses ! 25/01/2021