Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez connaître un éventail d'outils et de technologies permettant de mettre en place une base documentaire, afin de mettre en ligne des manuscrits en utilisant par exemple les formats TEI-ms ou EAD.
De fait, cette question s'est aussi posée dans le milieu de l'enseignement supérieur français. Ainsi, à la fin de l’année 2020, un groupe de travail composé de plusieurs personnes travaillant dans des structures de recherche (MSH de Clermont-Ferrand, MSH de Dijon, Centre IST Regards CNRS UMR Passages) s’est réuni à plusieurs reprises pour échanger autour des outils pour la publication d’instruments de recherche encodés en XML (EAD).
Partant de situations locales spécifiques, ces personnes ont en commun d’être en charge de la gestion de fonds d’archives au sein de leurs différentes structures. Dans ce cadre, elles se sont interrogées sur les outils existants pour la description et la publication d’instruments de recherche au format XML (EAD). Pour certaines d’entre elles, il s’agissait d’envisager à court terme, l’acquisition d’un nouvel outil plus à jour et plus performant, pour les autres, il s’agissait de pouvoir s’appuyer sur un état de lieux pour faire évoluer des logiciels ou des pratiques.
Dans tous les cas, ces démarches sont centrées sur l'utilisateur dans le cadre d'un service efficace de signalement et de consultation des documents présents dans ces outils. Nous vous proposons de consulter leurs retours d'expérience concernant ces outils, car leurs réflexions ont abouti à l’élaboration d’un cahier des charges et d’un tableau des fonctionnalités attendues. N'hésitez pas le cas échéant à contacter Mme Hélène Veilhan pour plus de précisions.
Source à consulter : Outils pour la publication d’instruments de recherche encodés en XML(EAD) par Hélène Veilhan (2 septembre 2021)
Vous pouvez aussi consulter un document de 2009 qui reste d'actualité dans ces grands principes et qui peut répondre à votre demande : Faire un répertoire ou un inventaire simple en EAD (Description archivistique encodée) : manuel d'encodage publié par un groupe d'experts de l'AFNOR.
N'hésitez pas aussi à consulter le très riche site EAD en bibliothèque, piloté par les deux agences bibliographiques françaises (ABES et BnF) et le ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. Sur ce site, dans sa page de présentation, il est indiqué que :
Pivot et cœur du présent site, le Guide des bonnes pratiques fait l’objet de mises à jour régulières, dont la page « Mise à jour des bonnes pratiques » se fait l’écho, en précisant, leur mise en oeuvre dans les outils Calames, TapIR et PiXML. Point de convergence de différents réseaux de production de données, ce site a vocation à fournir informations, ressources et recommandations à la communauté EAD en bibliothèque.
Les outils mentionnés sont liés à des réseaux nationaux. Ceci-dit, n'hésitez pas à contacter les animateurs du site pour plus de précisions.
En ce qui concerne l'utilisation d'un SGB ou d'un SIGB, nous vous renvoyons à une précédente réponse que nous vous avions fournie (SGBD et EAD du 16/10/2023) :
Donc à priori, vous n'avez pas besoin d'un SGBD pour stocker les données quand vous utilisez le standard EAD. Elles sont bien présentes dans les balises XML.
Ceci dit, certains SGB (peu nombreux) comportent aussi un éditeur EAD. C’est le cas par exemple d’Orphée :
"Il est désormais possible de décrire des fonds d’archives selon la DTD (Définition de Type de Documents) EAD (Encoded Archival Description), en conformité avec la norme ISAD(G). Cette description peut être reliée au Portail, on peut consulter la description des fonds d’archives et les documents numérisés grâce à la visionneuse."
En revanche, nous n'avons pas identifié de retours d'expérience sur le recours à des SGB pour la description de fonds d'archives.
Peut-être pourrez-vous en obtenir auprès de la Fédération des Utilisateurs de Logiciels pour Bibliothèques, Information & Documentation ?
Par ailleurs, bien qu'il traite de la description des documents patrimoniaux, cet article vous intéressera peut-être :
Décrire et signaler des documents patrimoniaux : enjeux, formats, perspectives. Florent Palluault. In Apprendre à gérer des collections patrimoniales en bibliothèque. Sous la direction de Dominique Coq. Presses de l’Enssib, 2012. Également disponible sur Open Edition
Vous pouvez aussi consulter le Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque.