Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous souhaitez savoir ce que cela implique de signaler des documents en utilisant le standard d'encodage EAD en particulier par rapport à un usage possible d'un SGBD pour stocker des données et métadonnées.
De fait, il nous faut revenir à la définition du standard EAD pour répondre à votre question.
La description archivistique encodée (en anglais, Encoded Archival Description ou EAD) est un standard d’encodage des instruments de recherche archivistiques basé sur le langage de balisage XML. Il est maintenu par la Société des archivistes américains en partenariat avec la Bibliothèque du Congrès. L'EAD est utilisé internationalement, en particulier par les services d’archives, bibliothèques et musées pour décrire des fonds d'archives, des collections de manuscrits et des collections hiérarchisées de documents ou d’objets (photographies, microfilms, pièces de musée). Il est disponible sous la forme d'une DTD EAD et d'un schéma XML.
La DTD EAD possède 146 éléments, dont 8 sont obligatoires. C'est donc un format peu contraignant mais assez riche pour décrire précisément un fonds en suivant la norme internationale de description archivistique ISAD(G), utilisée notamment par les services d'archives français. Chaque élément de description archivistique défini par l’ISAD(G) est exprimé en EAD par un élément spécifique ou par une combinaison d’éléments. L'EAD permet en outre de décrire un fonds de manière hiérarchique, en suivant les principes établis par l’ISAD(G) (description du général au particulier, informations adaptées au niveau de description, lien entre les descriptions, non-répétition des informations). L'EAD peut également être utilisé pour encoder des fonds décrits avec d'autres standards. Ainsi, en France, l'ISAD(G) n'est pas utilisé par les bibliothèques, qui ont recours par exemple à la recommandation DeMArch pour décrire les manuscrits contemporains.
L'EAD version 2 a été mise en œuvre dans de nombreux établissements aux États-Unis et dans le reste du monde. La mise en ligne d'instruments de recherche et de catalogues encodés en EAD via un éditeur EAD se fait par l'intermédiaire de feuilles de style qui transforment le code XML en HTML ou PDF.
Donc à priori, vous n'avez pas besoin d'un SGBD pour stocker les données quand vous utilisez le standard EAD. Elles sont bien présentes dans les balises XML.
Ceci dit, certains SGB (peu nombreux) comportent aussi un éditeur EAD. C’est le cas par exemple d’Orphée :
"Il est désormais possible de décrire des fonds d’archives selon la DTD (Définition de Type de Documents) EAD (Encoded Archival Description), en conformité avec la norme ISAD(G). Cette description peut être reliée au Portail, on peut consulter la description des fonds d’archives et les documents numérisés grâce à la visionneuse."
En revanche, nous n'avons pas identifié de retours d'expérience sur le recours à des SGB pour la description de fonds d'archives.
Peut-être pourrez-vous en obtenir auprès de la Fédération des Utilisateurs de Logiciels pour Bibliothèques, Information & Documentation ?
Par ailleurs, bien qu'il traite de la description des documents patrimoniaux, cet article vous intéressera peut-être :
Décrire et signaler des documents patrimoniaux : enjeux, formats, perspectives. Florent Palluault. In Apprendre à gérer des collections patrimoniales en bibliothèque. Sous la direction de Dominique Coq. Presses de l’Enssib, 2012. Également disponible sur Open Edition
Vous pouvez aussi consulter le Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque.