Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Dans la médiathèque où vous travaillez, les listes de documents supprimés des collections sont éditées régulièrement afin d'être conservées. Vous souhaitez savoir s'il s'agit d'une obligation légale ou d'un usage et, le cas échéant, connaître la durée de leur conservation.
Comme nous le développions dans ces précédentes réponses :
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Liste de titres d'ouvrages désherbés. Questions?Réponses ! 06/02/2019
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Rédaction d'un procès verbal de désherbage. Questions?Réponses ! 06/12/2019
Il n’existe pas de procédure unique. Son choix dépend de votre tutelle :
L’élimination des ouvrages (pilon ou dons) sera constatée par un procès-verbal, mentionnant le nombre d’ouvrages, auquel sera annexée la liste concordante.
NB : L’usage courant réside dans un échange de courrier formalisant les opérations, souvent effectué une fois pour toutes. L’envoi de listes de suppressions n’est pas non plus systématique.
Source : Méthodes et critères d'élimination. Bibliothèque départementale de la Sarthe, page 7
En cas d’usage de listes, nous avions identifié une durée de conservation dans la réponse suivante, Durée de conservation des listes de documents désherbés (16/04/2021) :
Gestion des collections de lecture publique
1312/16- destruction des collections désherbées: liste des documents détruits
Durée d'utilité administrative (DUA) : 1 an
Sort final : V (versement intégral des documents) à verser à titre historique au service public d'archives compétent
Source : Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques. Ministère de la Culture et de la communication. Service interministériel des Archives de France. Sous-direction de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques. Bureau de la gestion, de la sélection et de la collecte, 2014, page 238.
Pour un accompagnement de terrain, nous vous conseillons de contacter votre bibliothèque départementale. Vous pouvez également vous enquérir des règles de conservation appliquées sur votre territoire par les Archives départementales du Nord.