Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Vous travaillez pour une entreprise qui a décidé de ne plus imprimer du tout les produits documentaires qu'avant 2009, elle imprimait et archivait systématiquement.
La solution mise en place étant l'archivage "en ligne ", les produits documentaires (rapports) ne sont plus du tout disponibles sous forme papier, ils sont mis en ligne sur le site de l'entreprise sous format PDF. Vous vous demandez si l'archivage papier est toujours nécessaire.
En premier lieu, il existe différentes sortes d'archives :
Les archives ont donc divers formats permettant de les classer.
Archives physiques
L’archivage physique est la conservation du document sous sa forme physique (papier, plan, etc…).
Archives numériques
L’archivage numérique consiste à dématérialiser les documents pour les conserver sur un support électronique.
Archives courantes
Ce sont les documents toujours utilisés par l’entreprise.
Archives intermédiaires
Il s’agit des archives qui ne sont plus considérées comme courantes mais qui doivent néanmoins être conservées.
Archives définitives
Ces archives sont à conserver sans limite de durée.
Ainsi l'archivage sous forme papier est un archivage physique et l'archivage numérique est bien une forme à part entière d'archivage.
L'archivage numérique est en outre considéré comme un archivage pérenne :
L’archivage pérenne d’un document consiste à conserver à la fois le document et l’information qu’il contient dans le temps.
Il est souvent question d’archivage pérenne pour les documents électroniques. Il s’agit de s’assurer que le document conservé reste accessible et intelligible dans le temps, même si les technologies permettant de lire l’information et les formats de conservations numériques changent.
En France, le CINES pilote le groupe de travail consacré à l’archivage pérenne dans le cadre de la « Bibliothèque Scientifique Numérique »
Source : Glossaire des CRFCB. Consulté le 07/02/2023
Comme c'était évoqué dans cette conférence de l'ADBS :
Table ronde organisée par le CR2PA du Mardi 4 février 2020 – 14h à 17h – chez Orano, à Châtillon, toute la question est de déterminer :
« Fin de l’archivage papier ? Principes à l’ère du tout numérique »
Peut-on se passer de l'archivage papier et se concentrer uniquement sur l'archivage numérique sachant que l'archivage numérique est pérenne ?
La question est posée et il n'en reste pas moins vrai que l'archivage papier est donc distinct de l'archivage numérique et que leur rôle est différent.
Enfin, il convient de préciser qu'une politique d'archivage est nécessaire :
La conservation des archives doit répondre à une politique d’archivage. Un ensemble d’exigences légales, organisationnelles ou de sécurités à respecter pour le traitement et le classement des archives. Pour retrouver les archives selon leur type, un plan de classement est également nécessaire.
Source : www.proarchives-systemes.fr. Consulté le 07/02/2023
Pour aller plus loin :
Maîtriser son archivage hybride ou électronique + les durées de conservation. Guide pratique Archimag.com, n°69, septembre 2021