Création d'un tableau de gestion archives

Vous êtes à la recherche de ressources dans le but de créer un tableau de gestion des archives de votre entreprise.

Le Portail International Archivistique Francophone (PIAF) définit dans son glossaire le tableau de gestion des archives ainsi :

 

Tableau de gestion :

Voir « Echéancier de conservation »

[…]

Echéancier de conservation :

Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage. »

Parmi tous les cours disponibles au sein du PIAF, nous vous conseillons la lecture du chapitre :

4. Détermination des durées de conservations et échéancier de conservation des documents

• Introduction

• 4.0 Principes à retenir lors de l'élaboration des délais de conservation

• 4.0.1 Viser la simplicité d'application

• 4.0.2 Prévoir l'évolution

• 4.0.3 Analyser objectivement la valeur des documents

• 4.0.4 Déterminer des délais de conservation selon les types de documents

• 4.0.5 Documenter l'analyse réalisée pour fixer les délais de conservation

• 4.1 Détermination des catégories de dossiers prioritaires (1ere étape)

• 4.2 Élaboration des délais de conservation (2e étape)

• 4.2.1 Analyse et évaluation de l'utilité administrative des dossiers/documents

• 4.2.2 Identification du détenteur de la version officielle du dossier

• 4.2.3 Identification des lois et règlements applicables

• 4.2.4 Analyse et évaluation de la valeur patrimoniale des dossiers/documents

• 4.2.5 Élimination des documents

• Récapitulatif et exemple schématique d'échéancier de conservation

• 4.3 Approbation de l'échéancier de conservation (3e étape)

• 4.4 Implantation de l'échéancier de conservation (4e étape)

• 4.5 Révision et évolution de l'échéancier de conservation (5e étape)

En complément, voici quelques ressources à explorer :

• Durées de conservation et tableaux de gestion : sécurité et archivage électronique (complément au Guide Sécurité de l'information et archivage électronique). SERDA édition, Guide pratique Archimag, 2017.

• Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste. Association des archivistes français, 4e édition, 2020

• Les archives électroniques. Lorène Béchard, Lourdes Fuentes Hashimoto, Edouard Vasseur. Association des archivistes français, 2e édition, 2020

• L'archivistique à l'ère du numérique : les éléments fondamentaux de la discipline. Carol Couture, Marcel Lajeunesse. Presses de l'université du Québec, 2014

• Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? Entreprendre.service-public.fr, 15 mai 2022

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter l'Association des archivistes français - Section des archivistes d'entreprise et du secteur privé.