Office en bibliothèque

Réponse de l'Enssib

Date de la réponse

Vous souhaitez savoir comment s'organise un "office" en bibliothèque.


 

L’office en bibliothèque est un service proposé par le libraire, qui nécessite une concertation fine entre le bibliothécaire et le libraire. Ce service est demandé par la bibliothèque dans le cadre des clauses techniques du marché. Il ne peut être réalisé à titre gratuit.

 

Dans le détail, nous vous proposons la lecture de ces deux extraits du Vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques (2018) :

 

Certaines bibliothèques souhaitent également intégrer dans ces marchés publics des services annexes à la fourniture de livres, qui doivent être en rapport direct avec l’objet du marché (offices, rédaction de bibliographies thématiques, présentation de sélections de nouveautés, équipement des livres pour le prêt, etc.).

 

Ces demandes de services doivent répondre à un besoin réel de la bibliothèque. Dans un contexte où les offres des fournisseurs sont faiblement différenciées du fait de la quasi-uniformité du niveau de rabais pratiqué sur le prix public des livres, ces demandes de services associés ne doivent pas avoir pour unique objet de départager les offres.

 

L’acheteur ne peut exiger ces services annexes à titre gratuit, sous peine d’enfreindre les principes d’égalité de traitement des candidats et de transparence de la procédure.

 

Ces services annexes feront l’objet de lots distincts de la fourniture de livres, sauf si l’acheteur est en mesure de justifier de la dérogation à l’obligation d’allotissement au regard des dispositions applicables.

Source : Vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques, Ministère de la Culture, Direction générale des médias et des industries culturelles, 2018, page 12

 

 

L’office, c’est-à-dire l’envoi à la bibliothèque d’une sélection de nouveautés qu’elle consulte et décide ou non d’acquérir, est un service lourd pour les fournisseurs tant en charge de travail (sélection des ouvrages, livraison et mise en dépôt, gestion des retours, etc.) qu’en immobilisation de capitaux (les livres fournis dans le cadre de l’office sont immobilisés dans l’attente d’une éventuelle acquisition par la bibliothèque ou d’un retour qui permettra de les proposer à la vente à de nouveaux clients). L’office ne peut être considéré comme un service intrinsèquement lié à la fourniture de livres et constitue bien un service annexe dont le besoin doit être exprimé de manière précise dans les documents du marché : la bibliothèque pourra ainsi préciser, dans les clauses techniques, la fréquence de l’office, le nombre d’ouvrages attendus, les critères de choix utilisés pour la sélection, les délais de garde qu’elle entend pratiquer, etc. Elle veillera à formuler des exigences réalistes et proportionnées à ses besoins réels et aux contraintes de son fournisseur, notamment en matière de fréquence (éviter par exemple les offices hebdomadaires ou bi-mensuels) et de délais de restitution.

 

Comme tout service annexe, l’office ne peut être exigé à titre gratuit. Les catégories d’ouvrages pour lesquels la bibliothèque souhaite que lui soit offert un service d’offices doivent être regroupés dans un ou plusieurs lots distincts. La bibliothèque demandera aux candidats d’indiquer dans leur offre le prix de ce service, qui vient en plus du prix des livres effectivement achetés, par exemple en fournissant un bordereau des prix à remettre avec l’offre (voir chapitre IV.3. Les services annexes à la fourniture de livres).

Source : Vade-mecum de l’achat public de livres à l’usage des bibliothèques, Ministère de la Culture, Direction générale des médias et des industries culturelles, 2018, page 58

 

 

Pour aller plus loin :