Réponse de l'Enssib
Date de la réponse
Archives municipales de Lyon, vous possédez des catalogues d'exposition, dont l'éditeur peut être les Archives elles-mêmes ou un éditeur classique. Dans ce cadre, vous souhaitez savoir si vous pouvez librement désherber les catalogues invendus ou s'il est nécessaire d’obtenir une décision ou un arrêté du Maire.
En bibliothèque, le désherbage s’effectue avec l’aval de l’autorité hiérarchique, qui peut prendre la forme d’un procès verbal, comme le développe cette précédente réponse de notre service : Rédaction d'un procès verbal de désherbage :
Pour commencer, il faut bien distinguer le procès-verbal de la délibération prise par le conseil municipal et le procès verbal de destruction ou d’élimination que l’on vous demande de réaliser.
Le procès-verbal de la délibération prise par le conseil municipal vous donne l’autorisation de désherber et fixe les critères et conditions du désherbage. En fonction de cette délibération, on vous demande de rédiger un procès verbal de destruction ou une liste détaillée et de signer ou non le procès verbal de destruction.
Dans le cas des services d’archives, le Code du patrimoine indique à son article Article L212-2 :
A l'expiration de leur période d'utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à l'article L. 212-3 font l'objet d'une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique ou scientifique, destinés à l'élimination.
La liste des documents ou catégories de documents destinés à l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.
Nous ignorons si vos catalogues d’exposition font partie intégrante de ces documents et sont donc soumis aux mêmes règles. Dans le doute, nous vous conseillons de faire valider vos opérations de désherbage par votre tutelle municipale.
Pour un éclairage complémentaire, nous vous suggérons de contacter l’Association des archivistes français ou d’échanger avec d’autres professionnels via la liste de discussion de l'AAF.
Veuillez noter que cette réponse n'a pas de valeur juridique.
Pour aller plus loin :
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Article L2112-1 du Code général de la propriété des personnes publiques. Légifrance
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Actualité : Loi sur les archives. Portail national France Archives